公文格式常见错误探析

作为与《党政机关公文处理工作条例》配套的国家标准，《党政机关公文格式》在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效。然而，公文格式不统一、不规范的情况仍时有发生。看看下面14种公文格式常见错误，你中过吗？

' i' B' r9 l: x+ A& g5 ~2 X4 g s

>>>>错误1：密级公文未标注公文份号，或使用三位阿拉伯数字标注，标注位置较随意。
% ^; U, O+ o, G' G

: Z; J: `- i) R3 Y0 C- k9 ~

 

/ h6 v% N+ i1 d- ]5 b e6 l/ t

正确做法：密级公文应标注份号，并用六位三号阿拉伯数字，顶格编排标注在公文首页版心左上角第一行。

' X/ Z$ s* N b ]8 {5 k, [

 

>>>>错误2：涉密公文密级过高或过低，保密期限标注为“有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密”等；公文保密期限中的数字用汉字小写数字书写。

: o8 R, @& p+ o

 

& K7 S/ Q% }! C1 o4 _. U

正确做法：涉密公文应根据涉密程度标注密级和保密期限，用三号黑体字顶格编排标注在公文份号的下方位置，保密期限中的数字用阿拉伯数字书写。

. Z' a! m' \' m" v" C D7 c |

 

4 {) p% Z- ^9 ]3 i; B( @9 P# X

>>>>错误3：不急的公文标注紧急程度，且未按规定位置标注；在标题中的文种前面加注紧急程度，如“紧急通知”“紧急请示”“紧急报告”等。

. \% v% S0 _3 o) |. Q% Z

 

( q0 |" M+ V) l7 F/ _

正确做法：紧急公文应分别标注“特急”“加急”，用三号黑体字，顶格编排标注在公文首页版心的左上角；如需同时标注公文份号、密级和保密期限，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

& C" k+ _) E; d8 I9 x$ D- c

 

. R8 z4 |2 N. d+ \$ [) Z+ |2 r

>>>>错误4：发文机关标志标注为发文机关名称后加“任免通知”“情况通报”“值班通报”等。

9 C! D1 s' N9 U% R$ L& l 4 Q/ w% A' s( l7 X% [

 

' ]7 q3 }% t) }8 A

正确做法：发文机关标志由发文机关名称加“文件”二字组成（也可不加“文件”二字），但发文机关名称后不能加文种。

: C- P. A5 B8 C; W- g" i! D Q 1 {" f6 h1 t1 O8 R

 

+ [; x7 T4 S; d; s! o+ A

>>>>错误5：发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重，字数过长；年度使用“（）”或“［］”括入，发文顺序号前“0”占位，且加“第”字；上行文的发文字号标注的位置不准确。

$ }' s7 l% d+ [ , @% P& a5 g9 u3 F. P4 u

 

% P0 E" k+ C; V, r& O1 J

正确做法：发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；发文顺序号用阿拉伯数字标注，前不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）；上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置，居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

4 O5 B% A8 n1 |8 t) a" E0 i 8 t/ H% F+ T+ {( }: S- c9 |. D

 

" N9 N& S9 D& W ( }9 G: }) Y4 n1 M" f

>>>>错误6：没有标注签发人；标注的签发人不是该机关的主要负责人或其他经授权的负责人；签发人标注了职务。

& u# c/ W, Q. [" T

 

# e6 _9 R4 p0 w! `( \ + P3 j1 G; k6 y H% L) _1 t- \9 L- t

正确做法：上行文应标注签发人姓名，签发人应是机关的主要负责人或者其他经授权的负责人，签发人员标注姓名，不标注职务。

. C9 G* B7 }) u; E 0 g, j" y$ A% L- O

 

>>>>错误7：公文标题中省略发文机关名称；把文种作为公文标题；公文标题的字体字号使用不规范，排列呈长方形或沙漏形等。

 

正确做法：公文标题由行文机关名称、事由和文种组成；使用二号小标宋体字标注；标题回行时，排列应为梯形或菱形。

) A9 h' a: v4 u: [# R , i4 [. ]' D- g: Y& u, p

 

! A- l6 K7 n. h: g4 Q2 y5 b, T0 `' y

>>>>错误8：公文正文中，结构层次序数语后的标点符号一律使用顿号， 如：“（一）、”“1、”“（1）、”；同一篇公文中结构层次序数语书写不统一，使用好几种结构层次序数语，如：使用“首先”“其次”“再次”，又使用“其一”“其二”“其三”，再使用“第一”“第二”“第三”等。

, Z; g) h4 q# t 6 y4 j6 v$ z( l5 v9 g0 |

 

( H9 {+ y& N9 `' }

正确做法：公文中的结构层次序数语及标点符号为“一、”“（一）”“1.”“（1）”；字体第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注；一篇公文中的结构层次序数语，使用同一种书写，以体现上下文表述的一致性。　

F, U4 D" B& V( |' J

 

; C( g8 Q/ `, q ~# _

>>>>错误9：附件说明中的附件名称字数较长换行时顶格标注，未与附件名称的首字对齐；附件名称后使用标点符号“；”或“。”。

5 g! [ Q3 o/ \5 F

 

正确做法：附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。

8 p, M6 B' G" f0 n( o9 T# ~

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

 

除了格式上的常见错误外，尚有三个问题值得关注，即党政机关公文字体字号、主送机关和公文生效标志方面，仍然不统一。比如，党的机关公文正文用17磅仿宋体字，每行26个字，而行政机关公文正文用三号仿宋体字，每行28个字；党的机关选用“意见”“决定”文种行文时不标注主送机关，而行政机关运用这两个文种行文时都标注主送机关；党的机关制发的有特定发文机关标志的普发性公文不用印，只标注行文机关署名和成文日期，而行政机关制发的公文只标注成文日期并加盖印章，不作署名。以上这些问题，需要公文处理工作人员重视，学透用好相关规定，避免错误发生，闹出笑话。

 

4 ~9 A+ R) P* M, z2 E ; I* ]) P ~" |- [. Q7 {; V0 q# |

究其原因，主要有几个方面：一是相关规定、标准仍然存在不完美之处，存在可以改进的空间；二是对贯彻执行《党政机关公文格式》重视不够，有的部门存在重公文内容、轻公文格式的思维惯性，认为格式规范不规范无所谓；三是相关培训机制不健全，公文处理工作人员缺少系统的学习和实践操作经验。

/ |; P K2 R8 o. b

 

* o- c- t% G- s, A$ Q & }+ x/ V" e/ k; r6 R. @/ C

公文格式的不统一、不规范，影响了党政机关公文的严肃性和权威性。对此，应采取以下措施：一是强化意识，增强贯彻执行《党政机关公文格式》的自觉性，各级党政机关带头践行公文格式新标准，自觉维护公文的严肃性和权威性；二是公文格式统一规范须由《党政机关公文格式》强力支撑，鉴于“国家标准应用指南”中部分释义与规定不完全一致，有必要作出解释说明；三是健全培训机制，推进培训工作常态化，对公文处理工作人员从理论与实践上加强指导，特别是对新上岗人员做好传帮带工作；四是建立公文格式错情通报制度，各级党政机关办公厅（室）可结合公文办理工作，及时指导纠正来文单位的格式错误，还可深入基层，现场检查纠错。

* S/ Q0 \/ H4 o# j

. m5 o3 M; J+ {" X

（文章摘自《秘书工作》杂志2016年第5期。作者：刘文森）

8 ]3 \9 I1 J( L) {+ e 7 x( p6 M: L0 T2 a7 R7 r0 ]

 

居然没人回复，这篇还是不错地

多看多学多想努力提高自身综合水平

#在这 居然没人回复，这篇还是不错地里快速回复#

}' g! B+ @1 w! ]
3 O- ?2 O- |2 X% r3 {正确做法：附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。

公文格式常见错误探析，纠错学习更实用