|
J* [9 C0 Y$ w: N6 w6 \8 @9 f
mso-font-kerning:0pt">2012 1 i8 S7 ~, U7 y1 Y5 @! ^font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 " \7 m& r6 z7 R) H: ?# V
) z9 F' p- L. T3 @& O: `8 s# ]7 D/ y% l# i$ ?7 dfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容 L2 c$ A7 B- A- p, w
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
& y! o- u5 Q7 u! e1 d, L/ h& L/ U2 ~8 F. W$ n- V! @
2 B' D. J( p4 q$ B8 b/ Lmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。" g8 c o4 \0 b/ C+ x2 W
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> / |3 b, }* J# e0 D% f9 X/ ^
, @7 j# R, u- A' Z u& [* A w+ K& `) c% w3 I U' }6 Z* L0 g' B, T
mso-font-kerning:0pt">1. % ?/ y3 q4 |9 Y2 N S0 z) r
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
- M, Z& Z- Y) J! }; o. W+ ^
. T- e( {3 D% k& J. v' S9 E1 r6 a2 L+ P. n6 A$ V" A4 xmso-font-kerning:0pt">2. ; ~3 {8 b2 h3 o* T0 Z$ W3 y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 6 T* z" B3 ^1 `1 I1 o
: f: G% G; X: R) K" A1 [
5 y6 c6 h$ ?6 l( R5 emso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。 ~* ?. B; M9 k% [/ z) E6 [, _0 d' r) a
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
- {' U* l0 G3 A4 L, w% ]1 H, ]) t6 k, p$ X- i; s
6 o% t0 P; _4 N3 j, ?! \mso-font-kerning:0pt">1. , @. ]1 b! r7 d2 D+ }1 B4 [( L/ w宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
- C0 Z! R `6 Y; c
8 _8 ^) k2 S/ A9 Q$ I# D a( F% ?! j$ s; C3 t X3 }2 k; umso-font-kerning:0pt">2. 0 r; f% }$ e: K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 " U/ N7 o! o! O& C1 s4 I. P h
& h& l: [2 Z: ^9 f- a1 s5 w, B& g2 n; C, L
mso-font-kerning:0pt">3. 6 i0 O4 g; [7 j1 Q7 N! P- I宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 ( C; `% o$ X5 J$ l3 H8 e
+ M7 d; B& N2 R7 U( p5 H/ ~# m- ~. u2 Q2 ]+ v3 g
font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;9 b1 h3 \% ?; c0 Z2 L
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。: K5 Q! h+ C8 h* S; \7 Pmso-font-kerning:0pt">
7 u' B% K- y, R- n0 c* T8 V
& `( E" B# c3 F; h) d$ E: t t* r7 j2 K& w, F0 @" m [9 qmso-font-kerning:0pt">1. & f% _- X& J; R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
" g1 |" ~+ U! Y7 x4 }% R& ?# g: A$ {
: ~# x* H4 I4 l9 Z/ E
mso-font-kerning:0pt">2. / C g' l# R G/ V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 ; F- h- T4 e0 D- R1 p: s, `/ f _
6 R4 }. @# ~2 e( S4 Z7 e# _0 C0 z/ p" W: |, g2 umso-font-kerning:0pt">3. 6 }/ L2 n/ C1 W; C, J宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 ( v/ n: y2 f) j+ C: ^3 }) |. z! w3 m6 c
1 u1 Q; \; V- ^/ g f% l4 l
* {! c; A/ I- ^mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。, i( [5 B/ Q. Z& E& Ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
: I+ [$ X# [2 e0 u: o3 ^3 l. N" h
0 I/ s0 \" a. y2 @5 i/ L+ |% C- g9 G* ?mso-font-kerning:0pt">1. ; [3 V+ ~0 g7 W3 o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 ; I, a& w# B% V# d+ l
; X$ Z( M' N9 F( m k
# r- x% }* d# Y4 i. v; @2 n
mso-font-kerning:0pt">2. , q( j% ~0 M: V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
! b" W1 V4 P7 c' }2 }0 V) Q4 v/ y3 m
6 W- P+ F7 T" `7 o' H* P1 _/ h
mso-font-kerning:0pt">3. 2 o8 o( G5 r. P. h! x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 ( B8 R/ e* A, U* o2 k
8 I4 i) \, I5 i! h6 f% Y6 }+ j" t, r2 I7 a
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。5 U9 @2 b$ d8 N6 R8 {color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' O0 A: q# M' S& M
1 W; w- |8 K2 j8 t
2 H0 M; q/ B5 |* y) G) Nmso-font-kerning:0pt"> ) ?2 ]. p8 G; I
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
1 r. U3 [1 m, m4 _0 n, C8 x/ u0 w' v1 ]& M2 ~: ]
9 Z0 r! ?; v. n3 F; o, z+ nfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考7 M# j) p8 t( i, @7 Lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 3 N" y/ Y) e$ q
1 w" L" e2 u8 J2 N$ g; \# ~$ g3 T0 K) C" |
12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:; k- j! y+ t- E
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 , Q$ l9 v8 p: Y- u) z
$ Z% }4 H+ h1 a6 M |6 E; Z9 e3 M* O0 Y0 ?
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
8 v) d4 q- B8 A" V- F3 E n% g6 iAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 : z/ e/ `3 k4 O5 W- o/ Y# _
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:* @# E. y0 H1 T. ]6 P9 _
AR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
