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mso-font-kerning:0pt">2012 p7 [0 n8 t- a/ T$ O4 J1 i
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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; H+ |6 `2 y* G" j6 s+ R' c' t; X. e, t" R8 q3 Wfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容& U5 O5 z" g) ~. }. e
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 2 ^5 r7 [, W: C ]2 A5 L( V
+ } @3 |) k, Z9 E, ]7 J: B+ x4 v4 @4 Y7 [- I* ^0 Q7 nmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。- _5 [* K' f7 ~" L- m. d7 ecolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ) a; L P0 D0 ^4 R
6 S6 I% h% e; Q4 y7 N1 L& |7 D- \* C2 y1 O3 `
mso-font-kerning:0pt">1. / s3 @- I* I: J, n
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 & V4 V: F/ X$ ~) P ]/ O/ g% o) y
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mso-font-kerning:0pt">2. 7 a9 g) _! a" M
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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o: h4 K; o/ R" \% ?( s5 Lmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。% f3 ]( {$ @! X }% E! p" \; A! b
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
8 w" d2 D6 b7 j* D" J7 v0 S! j* {' u
; r& h( Q9 p4 B/ Y& qmso-font-kerning:0pt">1. $ }3 e- i; U6 X6 s2 E7 a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. 0 ?% j& v' N7 b9 W' J) A1 o. z# @宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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, O7 F: y0 r* A; Vmso-font-kerning:0pt">3. , B$ P1 Y4 a# N- U
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
. f+ U% G( ]) H" C; \0 S& B* J; Dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。3 N1 ?/ i2 `$ ^ L8 l1 S0 Emso-font-kerning:0pt"> / I' ^7 S2 ], ^
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mso-font-kerning:0pt">1. 5 T/ e9 q9 z5 k宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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3 c" r/ ? t" Q. S0 i. R7 o$ t+ b9 _0 G3 Ymso-font-kerning:0pt">2. # q! H7 ?% V! `& i
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 ' m$ m7 L$ Y, k9 h i( M1 F) R
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mso-font-kerning:0pt">3. ' m, u& s0 d& z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 . G z$ d. Z& f9 C/ H ^( U
" g5 }7 m8 _$ p, t! c/ _6 n b3 m4 U" r: R8 B7 P1 u% l6 _: \mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。. @8 ~1 D( h ?+ I ]6 v1 T& J
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> * _1 n4 j5 z! v) q8 h I8 T% w
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mso-font-kerning:0pt">1. 5 n+ B# ~0 I) \7 B宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. : f, F7 k5 s8 R% y/ x
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 . R* J d3 R! f: w4 w: I
. y- `( f0 F' P/ c# H% d, W: A8 A1 _mso-font-kerning:0pt">3. . b! q, [. U* p5 I7 L$ ?& y4 b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。# V6 n( _3 @* v6 `+ _9 N
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> 3 D8 i$ S; m# s, h1 t" r [4 \# m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考 N2 H. \" _$ ~$ r, T% M E# ~color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:2 x! Q1 v1 K, Y) H$ s+ Y" |+ G
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 ; _. `; n, D3 C# G7 C( {5 H( I( M4 a
7 Y5 \2 w* h/ b" o1 N8 g% E, }+ D. K. F E+ o* ]color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
: L# f b" V/ x2 ?1 UAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 4 f- f0 ?, _7 l0 ^7 n: ~0 a# `% n
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:2 e* j( Z0 {4 R; L. }
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