怎样写好公文,概括说就是抓住“四大要素”、做好“四大步骤”。“四大要素”,即公文的主旨、材料、结构、语言;“四大步骤”,即设计提纲-拟制标题-添加内容-精心修改。
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主 旨
- c, H, J) h8 j主旨即明确行文目的和要求、确立公文主题、选定公文文种,这里只说起草公文怎样体现领导意图:
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一是要完整地把握领导意图。平时要注意学习领会上级机关的有关指示精神,熟悉有关工作部署和要求,善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。
: A H' Z' E4 _6 ?5 \9 \二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的,加之领导在考虑成熟某个问题前,其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰,因此,起草公文时要善于把握领导意图的精神实质,进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新,做到融会贯通。
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三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草公文和整理领导讲话时,要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话,有的没有明确的标题,有的只是要点,这类讲话往往有的是“半截子话”。这就需要整理者提炼标题,调整结构,补充内容,修正语句,规范口语,做到既不偏离领导讲话的主旨,又要“高于”领导即席讲话的“水平”,这才是写作者的高招。
! P; c( ?0 J7 B; \$ I. a) Y7 x材 料
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丰富的素材是写好公文的第一要素,怎样掌握丰富的素材,概括起来就是“三多一注意”:
$ W( n8 X9 K* z8 v一是多积累资料。积累资料有两种途径:一种是从工作和生活中收集“第一手资料”;另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。另外多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术,从中得到启迪,提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。
6 y5 F% n7 S9 x8 Y6 ~6 y二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习公文写作知识,熟悉公文写作规范,提高思维层次。
: n2 q8 f/ M- P/ s P$ S L三是多学本职业务知识。通过持之以恒的学习,不断丰富业务知识,熟练掌握有关标准制度。
$ G+ A" X2 Z# g( S- s, _四是注意留心身边素材。参加集中学习、开会,日常工作交流,参与有关活动等,注意领导的讲话、同志的发言,注意电视、电台每天主要领导人讲话(提出什么、强调什么、要求什么)、党政机关颁布的一些政策、大型会议等提出的关键词,并进行对比分析和思考归纳。
2 [+ O& C- ^( T5 M& k' A+ y结 构
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公文的结构形式比较常用的有四种:
3 M `. ~3 m: K$ [6 |一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函,结构形式往往是一段式。
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分段式。大多数公文采用分段式结构。
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分条式。一些规定、条例、章程等,往往采用分条式结构。
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章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文,往往采用章节式结构。
/ w& g9 E. q; k S0 `* N具体文种结构不一,在这里不一一讲述。
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语 言
5 m4 k8 |3 h- ?: a, V, ^, ~公文语言的特点:准确、简练、严谨、庄重、生动。
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简炼。严格意义上的公文,其语言应简练到多一字不可,少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫,而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。
7 O7 C* [7 W. h5 [5 b/ p例文:
' N9 q( s4 ^/ y) {: d0 iA:“寒冷的冬天就要到了,我们分公司还没有取暖电器,希望你们资产部尽量调拨给我们,好用来满足紧急需要。是不是可以,等待你们迅速答复。”
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B:“严冬在即,我分公司尚无取暖电器。请速调拨配给,以应急需。可否,盼复。”
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A和B两篇例文,谁更简练,一目了然。
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严谨。所谓严谨,指的是态度严肃,交代清楚,行文自然,结构严密。在写作时只有做到叙事周全,说理透彻,要求精当,用词选句贴切无误,才能使公文符合实际,合乎逻辑。
2 w/ z% `) ^ v4 G# B; V庄重。所谓庄重,是指公文的语言端庄、持重、严肃。在公文中要使用严谨、庄重、简洁而又典雅的书面语体,摒弃口头语体。例如:《中共中央关于接收宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》中写道:“宋庆龄同志是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士,是保卫世界和平事业的久经考验的先驱,是全体中国少年儿童慈爱的祖母……”,大家想想如果用口头语体表达,将书面语词“祖母”换成口语词“奶奶”,就会破坏公文的庄重色彩,大大削弱这一决定的严肃性。
8 s3 D/ J% ?8 S3 K) P9 S公文语言庄重的特点,还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有:
; T# y' g# T; x4 Q- R0 U常用的开头词:根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前;
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常用的引叙词:前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特(现)通知(通报、批示、批复、报告)如下;
6 H# o# n/ H; T/ t1 |, E0 |常用的称谓词:
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第一人称:我(本)办(、部、所、院、校、委、站...)
3 U3 m) c" K! y5 o/ l1 Y k0 r" j第二人称:你(贵)处(馆、委、处、办...)
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第三人称:该单位(部门、系、院、所、局...)、他、他们;
0 ? P9 \( [/ N6 O: f: N. y$ I7 l特指人称:收文单位直书其名,使用全称(与公章一致);发文单位在公文标题中出现时,使用全称。同一公文中,对同一单位的称谓应保持上下文一致。一般情况下,第三人称第一次出现时使用全称,以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。
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常用的表态词:应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布;
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常用的询问词:妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥;
) O# A' G( C3 o& Q; R常用的综合词:为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之;
9 A: C9 s4 |3 e+ l7 ~6 ]常用的表达目的词:批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行;
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常用的结尾词:特此报告、现予公布、贯彻执行、将...报告给你们。
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生动。从某种程度上说,写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。
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例如:周恩来《在文艺工作座谈会和故事片创作会议上的讲话》指出:“我是主张先把本民族的东西搞通,吸收外国的东西要加以溶化,是化学的化合,不是物理的混和,不是把中国的东西和外国的东西'焊接’在一起。”
, \6 s1 M- l1 u9 K- ^该例通过对“溶化”、“化合”、“混合”、“焊接”等意义上有联系但又有区别的词语的辨正,形象地说明了“溶化”是这样的而不是那样的,使读者一目了然。
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