一段：发通知
+ s7 n3 _- x( z用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议* G$ M, m: t/ G- |/ [" _
! ^9 p0 L! v& \* S# q f' r二段：抓落实" f' N$ E7 E0 {* U4 L
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查6 s* W C/ {- ^% w% m$ F
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备
$ ~! a _/ L) u* ~/ \& I2 Z, F8 d发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议0 j$ M+ C6 }6 H- b; G1 ?
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五段：细准备
. |6 m2 B% [! x+ G; J5 q8 Q# L发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）1 W- ~; p, s9 o
6 B. u8 G# b5 [" g六段：做记录; @% V5 c E8 d" i) M; j c; C
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）! e* @ a2 n+ G+ I- s
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七段：发记录7 w) x' h& `$ O" r7 e( z0 L4 f
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员7 B* Y. v3 R. F- ? o6 C) N8 j; \
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八段：定责任3 Z# a, u" @4 I' A |3 ^6 E
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理. U4 V: @/ h- U! U
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九段：做流程7 t$ u- x6 k, P# q. n
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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