办公室秘书培训材料：浅谈公文写作

   今天我就公文写作谈点自己的体会，一己之见，疏漏和错误在所难免，敬请大家批评指正。下面，我从六个方面来谈自己的学习体会：

一、写好一般文章
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公文是文章的特例，也具有一般文章的特性。在办公室工作，就是从写文章的“高手”到写公文的“高手”的转变。
: g7 H! u# k' M" D7 n( G（一）文章的实用性。
; S# h" u) S# U7 R; D' a+ R/ e7 b为什么要写这篇文章？展示自己的写作能力，表达自己的观点、思想，满足读者的精神需求。写文章是满足一种需求，
（二）文章的新颖性。
& B* Q* x* A2 |. X: M( ^这篇文章写什么？狗咬人不是新闻，人咬狗绝对是新闻。别人嚼过的馍馍没有味道。
4 ^% R* g. M$ p0 v+ b8 }广东游客在海螺沟被毒蛇咬，游客反咬毒蛇。结果游客无事，毒蛇当场死掉。这则笑话深刻揭示了食品药品安全隐患非常非常的严重。
“读者不知道的东西”、“读者感兴趣的东西”和“别人写不出来的东西”，就是文章的“新颖性”。
' x- S! B' J7 K" C$ K1 K4 p（三）文章的逻辑性。
文章按照什么样的思路来写？思路决定出路，思路乱则文章结构就乱。行动有先后，思维讲逻辑。先写什么，后写什么，就是文章的“逻辑性”。
$ {# \4 J+ }' U. K0 d2 Z1.开头要“吸引眼球”。江苏电视台的“非诚勿扰”、上海台的“百里挑一”，帅哥、靓女的眼神，分明是“一百个愿意”。文章开头如同“相亲”，第一印象非常重要。
- ^) ~: b& `8 a, `- B8 X2.主体要“富有创意”。创意是文章的生命。创意可以是彻头彻尾的新东西，也可以是旧物翻新。让自己身上长出翅膀飞翔，就是创新，很难做到。旧物翻新，比较容易做到，这也是我们写文章富有创意的最好切入点。陕西“表哥”杨达才和福建“表叔厅长”李金德，就是由“表”引申出来的创意。“我家的表，数不清”。“表哥”、“表叔”，“人”已翻新成了奢侈品“手表”，引起了各个阶层的强烈关注。
7 V; {( G# {$ G  d% O1 m3.主题要“中心突出”。每篇文章只有一个中心，好比“一夫一妻”，不能干“上错了床”、“抱错了夫人”的蠢事！
8 a  i  X. t- C# q: N4.结尾要“提气提神”。结尾的作用是“提气提神”，给整篇文章“壮威”，使整篇文章的气势升上去。
" i4 x' F4 k' |3 a一般文章写好了，公文也就简单了。因为公文也是文章，无非要符合公文的特性而已。具有扎实的文字功底，就奠定了写好公文的基础。
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二、熟悉公文理论
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公文体现制作单位的法定权威和意志，写手的个性必须服从公文的共性，必须熟悉公文理论知识。
（一）把握公文特征。
权威性和政策性、针对性和指导性、规范性和约束性、程序性和严密性、对应性和定向性。
（二）明确公文作用。
$ C. m# O" q! H4 \9 n# j指导工作，传达意图；联系工作，交流情况；请示工作，答复问题；总结工作，推广经验；有据可依，协调行动；记载工作，积累史料。
（三）正确使用文种。
1.牢记法定文种。即通过公文法规形式确定的15个主要、正式文种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
  \1 j+ [* `' B; ?* p9 F  \9 I2.熟知非法定文种。即与法定文种对应的非主要、非正式文种：如条例、规定、办法、细则、制度、规范、规则、规划、计划，等等。
# |; n( Z+ L) J1 u" @/ w$ @0 D3.掌握公文分类。按行文方向，可分为上行文、下行文、平行文；按时限要求，可分为特急公文、加急公文、常规公文；按机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。
; j! d4 M  Y" ?/ p  i0 E4.选用正确文种。依据法规的规定和要求正确选用文种；依据发文机关的职能权限正确选用文种；依据行文隶属关系或业务指导关系正确选用文种；依据行文的目的和要求正确选用文种；按照文种的适用对象正确选用文种；按照层级的不同正确选用文种；按照公文内容的差异正确选用文种；按照约定俗成的文种使用习惯、做法来选用文种。
! F# a5 V0 O+ b# K+ a( B" K5.规避不当文种。缺少文种，使用非法定文种，文种重叠，生造文种，文种作为公文标题，文种混用，错用文种（“请示”当“函”用，“报告”当“请示”用，“公告”当“通告”用）
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（四）遵循行文规则。
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1.行文总规则。“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性”；“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关”；按照隶属关系和职权范围行文（领导关系、指导关系、管理关系、协作关系）。
2.上行文规则。“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关”；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门”；“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”；“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项”；“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；“受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关”。
3.下行文规则。“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关”；“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意”；“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文”；“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销”；“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关”。
4.其他行文规则。“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”；“党委、政府的部门依据职权可以相互行文”；“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”。

三、写好机关公文

8 Y8 O* W8 K2 M（一）公文的写作特征。
1.主题的职能性。公文是实现机关管理职能的工具和手段。在公文里，鼓励什么遏制什么，支持什么反对什么，允许怎么办和不允许怎么办，或褒或贬，或是或非，或倡或戒，或行或止，十分鲜明。
2.材料的可靠性。在公文里所采用的事实材料、数据材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策，必须真实、准确，来不得半点臆想、虚构和捏造。
3.结构的逻辑性。公文写作思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理，通过综合、比较、论证形成写作思路，完成写作任务，多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学手段。
- a8 ]& P( }) n/ c* a' ]4.文风的平实性。力求准确、鲜明、生动，力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在在，明明白白。
2 h  V; `& j. y% `# z! [) Z5.表述的简明性。结构力求简约，层次力求简化，语言力求简洁，在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下，文字越简越好。
6.体式的规范性。要有强烈的文体、文种意识，要注意公文的书写格式、语体特点，也要注意公文的附加标识。
（二）公文的起草方式。
3 M9 m; F* ~# D/ g1.办公室起草。公文起草是办公室的一项重要任务和经常性工作，是以文辅政的一个重要方面。办公室起草公文，有利条件是靠近领导，了解领导意图和全局情况；不利条件是对某些方面或专业性问题不够熟悉。
2.部门起草。即部门主管范围内的工作需要办政府或政府公室行文时，由部门代为拟稿，这是部门应尽的职责和义务。从中央到地方，早已明文规定。部门拟稿优势是情况较熟，容易抓住要害，提出可行办法。不足的是视野局限，高度不够。
; M3 O9 A7 I% R, M' ?, W; G3.联合起草。涉及两个以上部门时，由一个主管部门牵头，相关部门参与共同起草。优势是力量充足，各显其能；缺点是容易推诿，不易整合力量。
: _: d6 }6 I- R! G4.小组起草。如《政府工作报告》，州政府研究室的书面材料中已做专门介绍。
- K# F! P- X" P- ?8 |5.领导主持起草。《政府工作报告》、“十二五”规划等，都是州政府主要领导担任组长，亲自主持起草，反复调研、反复修改。
8 i* E" \! j9 J" O8 P6 B" l（三）随时做好写作准备。
! A8 P) }* Z3 E. Z- M( i6 A七分准备三分写。只有准备充分，才能受命不慌，才能胜任文秘工作。写东西不可怕，怕的是不知道什么时候要写。
- G* z( e' W) S) y& S1 V  R: m1.平时准备。博览群书，厚积薄发。养成勤奋好学的好习惯，多看多记，多学多练。如益西达瓦州长要求的那样，“白天走、看、讲，晚上读、写、思”。任务来临时才能信手拈来，一挥而就。
+ E6 i+ N( r$ U2.受命准备。明确发文目的。定位不准，累死三军。领导要交待清楚，撰稿人要问清楚起草公文的目的，即主题或叫主旨。如文件的中心内容是什么？准备采用什么文种？有哪些具体要求？发文依据是什么？等等。起草人还要进一步开动脑筋、周密思考，深刻领会领导意图，使领导交待的意图深入化、具体化和条理化，用自己的语言表达领导的思想、领导的意志。
3.收集整理材料。巧妇难为无米之饮。公文起草来不得半点杜撰和遐想。要通过查阅资料、调查研究，收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材料，通过有关材料表现公文的思想观点。
# i9 ?% l& m# Z4.构思写作提纲。掌握材料的过程就是构思提纲的过程。大型的文章，最好能把提纲细化到每一段写什么内容，把上下左右的衔接语表述出来。有了这样的提纲，写作起来就会思路流畅，一气呵成。
5.静下心来写作。当一切准备充分，思考成熟，提纲成型，就可以说万事俱备，只欠集中精力写作和修改这股东风了。写的过程中要心无旁骛，综合思考。
（四）贯穿写作要求。
+ R. ?. L: g; b" D  J! n1.公文起草要符合党和国家的路线、方针政策和法律法规。这是首先要遵循的原则，也是在公文起草中贯彻讲政治的要求，同党中央保持高度一致的问题，也叫首要原则。公文出了政治问题就是重大问题。办文人员一定要有政治敏感问题性。
8 W8 w6 w1 O' o! n; K2.要符合上级机关的有关指示、规定。下级服从上级，全党服从中央，是我们党的民主集中制原则。公文起草工作中也必须贯彻这一原则。起草公文，需要研究党和国家的有关政策、法规，需要研究直接上级机关的指示精神，需要调查研究本地、本部门实际情况。
3.要同现行有关公文相衔接。在同一个问题上，各有关公文不能相互打架；需要对现行公文的有关规定作出某些改变时，新制发的公文要有所交待、说明。
4.要完整、准确地体现机关和领导同志的意图。行文目的决定于行政目的，而行政目的决定于机关和领导同志的意图。如果公文没有明确意图，缺乏个性，内涵不清，就成了“空文”。
# n) i; n1 b# @7 ?' O: R" A  Q9 G5.要全面、准确地反映客观实际情况。关键是突出“三性”，即全面性、准确性、客观性。公文不是“科学幻想”或“文学创作”，随意修饰，笔下生花。
6.提出的政策、措施要切实可行。公文中的具体政策、措施归纳起来，基本上是两类。一是属于行为规范方面的，主要是指：什么事，要怎样做，不能怎样做，违反了怎么办等。二是属于物质条件方面的，主要是解决人、财、物的问题。提出的政策、措施一定要切实可行，办不到的不要说。
3 p, j; @5 P* i- k7.表述要准确严密。观点明确、条理清晰、内容充实、结构严谨。公文的开头以朴实、平直、开门见山为特色，结尾以自然果决为特色；公文的过渡即由一层意思转到另一层意思，由总述到分述或由分述到总述，由叙述到议论或由议论到叙述，都需要采用适当的过渡形式。根据情况，可以用“综上所述”、“由此可见”等过渡词过渡；可以用“现将有关情况报告如下”等过渡句子过渡通过过渡承上启下，使文意流畅自然。
8.文字要精确、简练和规范。文字要精确、简练、朴实、庄重、规范。不要滥用简称、滥用方言、滥用口语、滥用俗语、滥用外来语、滥用新词语，也不要滥用比喻、滥用讽刺、滥用夸张、滥用敬语、滥用描写性语言、滥用抒情性语言、滥用复句、滥用提行(文章要好看，可以多分段)。
刘勰在《文心雕龙·议对》中说：“文以辩洁为能，不以繁缛为巧；事以明核为美，不以深隐为奇。”文洁才能事明，文繁必然事隐。行政公文写作，实话实说，简洁明白，多用直叙、概述，不用倒叙、插叙；只用直笔，不用曲笔；只作简要说明，直接议论，不用描写、抒情和旁征博引。只有这样，才能符合明晰、准确、简朴、庄重的公文语言总体要求，体现出公文语体特色。
" ]  u/ s+ E3 x" M: F% |9 q  }（五）切忌网上瞎抄公文。
当今世界，网络资源浩瀚无穷。我们最感同身受的就是一接到写作任务，就到老秘网上搜索。其实资源共享，何乐而不为呢？“高手”们的好文章、好公文，其谋篇布局、结构体例甚至正确的观点、思想，完全可以借鉴、消化，为我所用，推陈出新，“青出于蓝而胜于蓝”，未必不是好事。毛主席《沁园春﹒雪》，也是步旧韵、填新词，其磅礴气势，谁能相比？关键是学习、借鉴后深加工没有、有没有自己的东西？是否符合上级的精神、符合本地的实际。
走捷径，也要会抄，而且有些还必须原文照抄！比如中央、省、州领导同志的重要讲话和重要批示，比如法律条款和文件标题及发文字号的引用，比如《党政机关公文处理工作条例》的条款，等等。不但要抄，而且不允许抄错一个字、一个标点符号。
（六）公文写作要认真。
+ O- Q* ?4 ^& o' y1 x个别部门代州政府或州政府办公室草拟文稿，存在三个突出问题。
1.敷衍了事。认为是帮州政府做事，给了办公室很大的面子，“反正他们要修改，改死他们”。审核把关极不负责，忘记了本部门的“一把手”是政府全体会议组成人员，忘了本部门在履行政府的某些职能。
6 M9 Y* ?/ n' u5 s/ o5 T3 ^2.全文照抄。把阿坝州印发的文件全文照抬，换“甘孜”两个字，反正都是藏区。审稿人员签字、领导签字、单位用印，一应俱全。
3.“公文姓私”。总想通过政府或者政府办公室行文，实现部门的意志。该部门发的、该领导小组发的文件，也想通过政府或政府办公室行文，认为“有力度、力度大”。实际上，每一个部门都有州委、州政府两个以上州级领导分管、联系，绝大多数领导小组组长都是州委、州政府领导兼任，难道力度不大？
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四、常用文种写作

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) Z; R% H9 V% H3 p8 t) `六、公文审核
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- g0 S& |5 ?9 c9 m) @, x8 b公文格式是公文的门面和形象。党政机关的公文必须保持庄重、大方的形象，统一、规范的格式。
" u. E* x; @5 A6 R; ]/ s' r（一）   外表要美。
看“五官”是否端正，“四肢”是否健全，是否符合格式规范。
7 j- ?: R2 q; n( N( }; @/ }1.审通用格式。公文的格式，分版头、主体、版记三部分，共由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18项要素组成。
2.审特定格式。信函格式，命令（令）格式，纪要格式。
（二）内容要美。
  U5 ]$ s' M* h如同人的审美。外形美、心灵美，形式与内容完美结合。不仅因为美丽才可爱，而且因为可爱更美丽。经过认真审核的公文的才可能成为“精品”。审核工作必须严肃认真、一丝不苟地进行。审核公文内容要遵循“四项原则”，把好“八个关口”。

/ U/ o# ]  n# h5 y1.要遵循“四项原则”。依据原则、质量原则、效率原则、精简原则。
4 a( D* K( p; u2.要把好“八个关口”。严把发文关、严把政治关、严把全局关、严把政策关、严把法规关、严把规格关、严把文字关、严把程序关。
( a! x$ m: P- I+ W; ^; @) J    我的交流完毕，谢谢大家！

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小生向前辈学习了。致敬！

很好的学习教材，值的学习的品味

值的学习的品味值的学习的品味

指导很得当，但是重要的还是自己要多练习实践才行！

不错不错 很用心啊啊啊啊啊

学习学习再学习，提高提高再提高。

不错不错，值得学习。

写得很，很受启发。谢谢。