文书礼仪涉及各行各业的礼仪规范,是职业交往中必不可少的关键环节。在特定的时间内,及时准确的礼貌文书,可以表现个人及企业的良好风范。文书礼仪还包括一般的书信礼仪,对个人而言,这体现了其基本的文化素质。因此,无论从事什么职业,都应该了解文书礼仪,在纸面上做到礼貌周到、有礼有节。% ^5 S3 }/ S) H3 z! |, O
" x0 ?9 ^! i- x1 I8 B2 C7 w% W 职业文书翔实准确: J0 o4 T( k' O/ S% G) `
& D6 |* E0 d1 M9 U/ d# P
文书礼仪包括范围相当广泛, 在工作过程中单位与单位、个人与个人、个人与单位都有可能形成一定的书信关系,比如邀请函、传真等,在撰写时应当力求准确、适当地表达出礼仪上的要求,根据不同的时机和对象,把文书写得恰如其分、恰到好处。有时候,还可根据具体情况写进一定的实质内容,以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料,均应经过核对,做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”,简单抄袭套用现成的格式。
5 H2 F; G' K5 g% v
' m1 d. L0 L8 M3 q2 C6 w2 T 全称体现礼貌
7 }8 q8 O2 E4 F" h3 m
7 [4 o& \( h& z @ j" Z/ Q$ ~8 f* J$ x 职业文书类型广泛,包括贺函、贺电;感谢信、感谢电和感谢公告;邀请函、邀请电和复件;国书、全权证书、授权证书、委任书等,还包括一些事项通知。
5 Q( E& v" j5 ]3 U2 i2 G! ~& `8 ~5 S6 D7 Z$ n
需要特别指出的是,职业礼仪文书应注意在文字中的名字、名称,在第一次出现时都应使用全称。比如文电中的外国国名,如习惯用简称,可使用正式简称。某些特殊国家,不可使用简称。文中的单位名称,第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名要用全称。. s0 |8 w+ P) [' j
! [0 r+ C! ] g: v& R6 L: d* z7 z
称谓表现尊重
9 `5 [8 j, j. ]3 k( U! W F% t3 x% t4 P3 j# [- V. E
在文书中对对方在社会中的职务、职称、地位的称呼,称为公职位。如主席、总理、部长、局长、校长、主任、经理、董事、会长、秘书长、理事等。如果收信人有过两种以上的职务(或职衔),甚至同时身兼数职,就需要选择一个适当的称呼。选择的原则是视书信内容与受信人的哪个职位关系密切。如受信人从前是寄信人的老师,现在当了局长,而寄信人的书信重点是叙师生情谊,那么这封信的称谓就应以表示师生关系为宜。$ I2 u f: m: c' A0 A
; C+ l G; v& w9 u. l* c
文书礼体现尊敬谦虚
. p% d0 c. ?/ _9 t- o: N9 d: a2 K. ]7 N: S. W' }
科技文明日新月异,人际间的交往沟通变得越发快捷。但越是如此,书信在现代生活中越显得礼数周到,亲笔信就体现着对对方的尊敬有加。% P; A4 _( {& }9 A' h
: F3 ]) m g. ^1 R( H, M 古人曾在书信中表现出“自谦而敬人”的美德。清华大学历史系彭林教授在谈到书信礼时,曾提到书信中的敬称称呼是向对方表明尊重,一般用古代的爵称,君、公等,也可在称谓前加敬字,或者称字和号。像夫人一词,是专用来称对方或他人妻子的,也包含尊敬的意思,但称呼自己的妻子为我夫人就不合适了。古人“自谦而敬人”的做人原则在书信中表现为对别人用敬称的同时自己用谦称。# M9 L8 E- P8 b1 T- @/ |) g1 B
% _1 v" E6 l/ M9 I! b% M
书信礼更多的是一种礼仪规范,但所折射的却是中华民族几千年来尊敬谦虚的传统美德。现代人写信的机会越来越少,大多数人都已经习惯使用E-mail,但其实一些基本的原则,比如书信的结构敬语称呼等还是应该和传统书信一样。
/ t# |- T6 Z& H4 G& ~2 C h9 [2 Q' m6 b
礼仪扼要:
2 M1 _" d N5 A. S9 B& _. L# u4 Z+ E* G Q8 M0 ^0 F( A
电子邮件写作礼仪; r O! p7 ~" w9 j
9 u' c3 P! N4 R2 n8 l
(1)要小心写在E-mail里的每一个字,每一句话。因为现在法律规定E-mail也可以作为法律证据。所以发E-mail时要小心,如果对公司不利,千万不要写上,如报价等。发邮件时一定要慎重。 T" P2 o3 z' p; v
' O- W" W1 V4 }' H
(2) 邮件讯息不要太冗长。这样不会引起别人的注意,别人也没有兴趣看下去。
8 y( E( F+ Q5 i Y( m3 m6 i" C0 t2 M% f( C W6 r. F* J8 ?* |9 S
(3) 不要在邮件末端列出对方的地址。因为对方知道自己的地址,不用写,写上反而会令对方感觉不太好。
, J* w: Y, s- k7 ?
) x% \7 Z% d2 \" B0 l; R (4) 发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。给人细心、体贴的感觉,而且让人意识到这个文件的重要性。/ Z* z% ~8 ~% @, Z7 Q
8 y- ?4 ?* n6 ?$ H; f8 G' F
传真接收发送礼仪2 Z8 G5 x/ b8 ^; t; m/ e. D
9 V: @" t: @, x" k* ~, e5 F
(1) 需要发送或接收传真时,如果需要人工呼叫,在接听电话时口齿清晰地说“你好”,然后报出自己的公司名称和部门名称。交流时语气要热诚、口音清晰、语速平缓。电话语言要准确、简洁、得体。音调要适中,说话的态度要自然。
6 r- {# @; h3 Y# g- N) ~, ~7 V2 ^+ o) _) G1 s
(2)发送传真时应仔细查阅相关资料,传真应当包括联系信息、日期和页数,应尽量写清接收人的全名。( D. f% w, x) [, m$ `, ]" X) \ X
& @* |4 C/ y- d! J
7 O* _( ^. E# Y7 }" p" d
|