这个世界分成两种人:一种人恨不得把自己的桌面删得干干净净,只勉为其难地保留极必要的图标;还有一种人会把所有文件都丢在桌面,屏幕放满时,建一个新建文件夹把文件都丢进去。下次再满,再建一个新建文件夹2,直到桌面被新建文件夹N占满,会建一个新建文件夹N+1,把之前的文件夹都丢进去,如此循环…,惭愧的是,我就是第二种人$ d( t0 U; h1 J9 @3 n/ ^
0 T! ^4 y& y% J7 V: T 当你的上司向你索取一份资料,你是否能在第一时间从容不迫地递给他?当你需要一份信息时,是否满文件夹地翻个底朝天?
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那天,我急着出发去企业辅导,但在整理文件袋时却发现少了一份关键的表格,说它关键,是因为这份表格是我今天要去企业讨论辅导的主题,没有它, 我的计划将被更改。于是就叫助理马上帮我再准备一份。然而,10分钟过去了,助理还在满办公室翻找,从我的桌子到她的台面,从我的抽屉到她的文件柜,都翻 的惨不忍睹还都一无所获,要命的是,约定出发的时间快到了,已经没有时间再等她慢慢地找寻了。
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类似的情况在企业里多得数不胜数,只要对企业的办公室稍加观察,大概都能看到:多数人的办公桌上都堆满了文件,有些办公桌甚至杂乱得不堪入目。 照理说,办公桌是现代职场人士最重要的工作领域,如此杂乱则必定影响管理者的工作效率和职业形象。而且,文件的杂乱堆积不仅妨碍你注意力的集中,还会导致 情绪紧张,思绪纷乱,以及增加查找的时间。/ K; \- c. e; r$ D$ u
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表面看来,造成“文件满桌病”的原因,大家都会怪罪于自己使用的办公桌实在太小。但事实上,办公桌的杂乱程度与办公桌的大小根本无关,而是人为 的杂乱。假如让一个不讲条理、思维杂乱的人使用一个小型的办公桌,这个办公桌会变得杂乱无章,即使给他换一个大型的办公桌,不出几日,这个办公桌又会遭遇 同样的命运。套用“帕金森定律”——“工作将被扩展,以便填满可供完成工作的时间”,我们也可以导出“文件堆积定律”——“只要有足够的场地,文件的堆积 也将被扩展,以便填满可供堆积的空间。”
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4 [5 S0 p! k$ v* K 导致文件堆积的原因主要有以下几条:
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3 t! O, c) V) x: b: s+ l# p' _一是管理者没有受过良好的职业训练,不具备相应的技能;: _( z4 K2 C$ K4 V
7 b: ^* E1 b# @二是管理者缺乏对工作的有效规划;( y6 j& S3 A4 _: ^
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三是管理者逻辑思 维混乱所致。
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四是文件堆积的关键原因是管理者懒惰!其实勤快一点,及时动手整理一下,什么也堆积不起来! l1 i+ c; X% D% _* V/ O3 V1 a
懒惰的原因就多了去了,有的是身体不适,有的是不满待遇,有的就是因为管理者聪明!0 [! [, p7 x1 f5 @) a& ~
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所以,要解决这个问题,管理者必须从以下几个方面入手:一是妥善进行工作规划,分清矛盾主次与轻重缓急——将重要的事情记载纸上、将重要的资 料放在手边;而是根据工作规划将办公室或办公桌分区分类,将文件资料一一进行标示并编号管制;三是坚持天天进行整理整顿,训练自己良好的行为习惯。以从根 本上解决“文件堆积定律”的困扰。 |