秘书人员的口头报告能力,是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。迅速、简洁、准确的口头报告,有利于领导及时掌握情况,迅速作出决策。培养秘书人员的口头报告能力,要从以下细节着于:& b4 j% N0 J7 O0 C# v
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一、精心过滤,区别处理、区别对待、慎重处理,以免干扰领导的正常工作,甚至给领导造成被动。
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. @' w5 J* m4 n8 I* n8 K4 x 二、弄清原委,力求准确。视信息的真实性、完善性为生命,按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素调查了解,构建完善的信息。0 C$ J9 }- F1 o+ X0 w3 J
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三、打好腹稿,简明扼要。说话要讲究层次,抓住主要事实;语言要精炼,不能重复;客观陈述,不搀杂个人观点,以免影响领导独立思考。, l4 z, d( U' A
6 G! M0 q% R5 M1 K' @ 四、举止沉稳,口齿清晰。无论大事小事、难事易事、急事缓事,都要做到举止沉稳,语调节器平和,口齿清晰,不卑不亢。# S& h: t1 [ Q! l
# s* A) p+ v- E# n: u1 c! f 五、把握时机,灵活对待。在人员较多的场合,一般应注意保密,宣向领导个别报告。领导情绪不好时,要尽量做到语言平实、平铺直述,以免引起领导情绪波动,影响对事情的正确答复或处理。不是特别急的事情,还可缓一步报告。领导正在讲话或聚精会神地处理某一文件,一般不要立即报告。 |