关于秘书素养的几点思考(二)
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* T* U7 s( y+ |) r- X7 M 一、秘书人员的素养
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秘书是一种特定的社会角色,全美秘书协会《章程》对秘书人员的要求是:要象心理学家一样善于洞察别人的心灵;要象文学家一样善于驾驶文字;要象外交家一样有潇洒的风度;要有灵活运用各种办公自动化机器的能力…… 社会对秘书人员有一种期望:能干、善于处事、谦虚友好等。作为秘书人员,对自己应有较高期望。社会心理学认为,对自己期望高的人,相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。皮克马利翁效应。4 z/ s2 ^2 i1 ?! V# [% a+ d
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大致说来,秘书人员应当接受才干、智能、心理、道德4种训练。换言之,一个合格的秘书人员应当具备必要的才干素养、智能素养、心理素养和职业道德。4 S9 y9 X0 N2 U8 V
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(一)才干素养做工作要尽可能做得出色,这就需要才干。秘书工作所需要的才干包括哪些?
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; E2 m* |- }& I0 z 1、精明的办事能力: ~9 o3 ?, l( C9 _9 @
# J! O; R7 V1 q% d2 S) ^ 秘书的基本职能就是办事,办事能力是秘书工作的重要能力。办事能力涉及完成任务的情况和临机处事的本领。要具有一定的办事能力,必须以知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快、经验丰富为基础。
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办事能力主要体现在:
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$ L4 |( A: i1 z 1)理解和领会能力:就是要听得快,听得清,记得牢。为此,要有集中的注意力,灵敏的反应力,深刻的理解力,牢固的记忆力,机智的组合力和精湛的品评力。
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. T7 K) W7 M1 R* t5 H) W. I 2)条理和驾驭能力:善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。& ?+ L0 d1 z4 A# f2 o
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3)口头表达能力:这是对秘书职业的特殊要求。会说话,这是一门学问,而且是事关办事成败的基础。什么是会说话呢?起码要做到:①口齿清楚,②达意准确,③有点说话的艺术。前两条是最基本的,第三条是进一步的要求,它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等等。类语言学认为人的口语由两部分构成:声音要素和功能性发声。声音要素包括音调、音量、音速和音质,功能性发声含哭、笑、哼、哈、叹息、其他表情等。提高口头语言表达能力还应研究体态语。) {5 ?% `9 L. C' C3 [, r0 [, J" @
2 W3 n" `& g; m- r( H 4)应变能力:世界上的事物总是瞬息万变、不断发展的,人们办事的计划和预案,常常会与现实不大相符,甚至大相径庭,有时会突然变化,把原来的计划和预案完全打乱。在这种情况下,秘书人员要胸有成竹,临机不乱,迅速做出抉择,一案不行另换一案,原则不变,灵活处置。8 m6 \7 Q1 @. T% x" o5 F7 s/ W
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5)交际能力:处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问,人情练达即文章”。一个秘书如果很善于交际,见面就熟,使人很容易接近,也容易被人信赖,那么,办事的成功率就比较高。秘书的交际能力,多半是体现在工作协调中。尤其要注意处理好与领导的关系。秘书与领导的关系是工作关系,秘书要处理好与领导的关系,关键是出色地做好为领导服务的工作。还有其他条件。总之,办事能力是个综合水平的体现。# [3 r. n, e$ I& T( k
; q/ @1 Y2 T1 j- |# T. u 2、较强的文字表达能力' j I/ [ P4 x% [3 x. \
: d% z r6 c9 D' i6 j: U0 t 自古以来,中国人就视文章为“经国之大业,不朽之盛事”(曹丕《与吴质书》)。真正写好文章,不是小事,而是关系治国安邦的大事,千古不朽的好事。文字表达能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道。人们常把秘书称为“秀才”,道理正在于此。写作是个痛苦的过程,常给人“难产”的感觉。秘书人员文字表达能力的形成和提高,有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。有一言应记取:文章得失不由天,厚积善识多实践。公文写作应达到的境界是:“信、达、雅”,准确、简明、流畅、有韵味,但不可掉书袋。- ]" r' V' y, @ H/ X% T) A
9 m# Q7 y u+ `4 ]6 g) J; Y: \ 3、操作能力
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) }" h" ?9 @6 e6 K' V9 S6 T 随着社会现代化程度的提高,秘书人员必须适应形势发展的要求,学会掌握现代化办公手段。办公自动化(OA)是时代潮流。! d. |- ]2 _+ p' t5 { v
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