浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
) |7 m" [5 P5 u- L& B5 L( u: g. z5 `' [
4 B2 F" J! g" J  e　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
0 O; o. ~4 i; |/ l$ D. n& J: L
3 A% Y, S+ A$ v- D  ?　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

) D  b2 d* s* s* K$ r' S( Y　　辅助内容的综合性

3 b" s: ^* ]4 {　　辅助时间的经常性
+ G- `  U* @! e0 B
. u6 M4 |! U: \7 N　　辅助环节的全过程性

7 Y' O# o4 K+ K0 |6 m　　（3）、辅助决策的原则
. A6 O: ]) z5 t& ~2 {; I7 N
　　超前原则

　　定位原则
: R/ r. J% S/ Z! q( i' ^5 j2 H+ R
/ ~) a8 E5 r; u0 X　　信息原则

; E/ y: i+ ^7 n! j. X7 k　　谏诤原则

) x% k; J$ T: `, p2 K* m) t' \$ u) |　　（4）、辅助决策的过程
1 `5 \& H$ ]1 i; c- _) }) B) I' Y
　　协助领导确定目标
+ X4 G; p# d8 H& W& X: Z
) U* @" g6 [  `  A( U) N　　协助领导设计方案

, e. V0 d/ i4 w  D) T4 {+ u　　协助领导评优选优
" Y- _: o) o" ~3 S- ~- u
　　协助领导实施反馈
: C$ |! @6 ^. x  c- D' L' W8 z! d1 c9 s
, [8 ]+ G4 @" E7 t' U  Q8 [　　2、协调关系
. }- g% j4 g+ h, M" Z
) }- h0 m. a. \# r5 Y　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
9 W. J; T- r3 }) W4 E% `
; |2 U* {- [1 t8 A4 _　　（2）、协调关系的特征
7 D3 s, s+ O$ e1 u
7 Q- q  e; a$ |' T' O　　从属性
4 \2 u1 y; p; l4 W+ x. p9 u
( Y* B  n: q# M5 U8 i6 n9 l　　广泛性

+ z, {/ P  s" B　　间接性

　　（3）、协调关系的原则
5 v1 h3 I" q6 z' O
　　政策指导
# q8 m, t- W+ I6 E: H' W
6 g7 T2 z" W, b: X' |+ @# T  L　　客观公正
" U1 V7 S) T' U% ?+ V0 j9 _
" Q6 I& T0 e2 N* }% O7 r  P, @　　平等协商
1 ?/ X  i  g  {, F
# p# w" N" P: H- Z0 ]8 o& W　　注重整体
  u% Z3 X9 b/ i& s
　　灵活适度
" u  O5 F' [5 G/ k) T" p
$ o- E1 ]% S6 l' s1 q8 |. C　　（4）、协调关系的过程
  {- Z- [6 Z/ h- q) C8 w
　　摸清情况

% y  X" ?; G# d7 Y　　找出症结

　　恰当协调

　　督促落实
3 {3 M2 L/ P7 y) Q7 Q# B9 ]- b: f) T
　　检查反馈
2 y$ C( x- s+ x' h' M
　　3、处理信息

- D! H! D/ E9 n- Z  V  V　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

9 C. }& ]2 D/ L, w% n9 i- B　　（2）、处理信息的原则

8 d( {+ ]% g* D, n* g　　及时性原则

* }/ X* S1 H/ ?0 c; u2 W　　保真性原则

　　适用性原则
5 _* C! G4 o# d
　　预测性原则
4 t. h( z  J$ T- s$ g' q
8 [0 H# J9 \/ s  ]　　（3）、处理信息的内容
" G# N2 H3 ^7 u2 X: g
( y: \+ i1 }. d7 r6 c! f( E6 X: @4 w　　历史信息

) ?1 r6 ^9 L7 u* g2 R7 [7 Q- R　　上级信息
9 I1 m& u+ `6 m4 U
　　内部信息

　　公众信息

　　社会信息

　　（4）、处理信息的过程

　　信息的收集

4 A+ r0 n5 p. p0 y5 @; X* [2 d* G　　信息的加工

6 L4 ?. i* ~# h7 ~3 U; I% Z1 z　　信息的传递

　　信息的反馈
1 j6 j5 \- Z/ x. t$ L
% X4 P$ m+ {* f$ x' S　　信息的储存
# K2 z7 m* x- ]! m7 l
7 @; H# X$ L! X　　4、办理事务
) i9 e9 S) A9 I3 @7 J! m
　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

　　（2）、办理事务的特征

2 R' C# r  V1 _2 C　　综合性
& I/ _/ I! x( x9 w
; v1 [3 J: h, u8 l, F; g2 a　　服务性

1 ?3 v# I, m9 t+ i5 S% c' J  g3 }　　繁琐性
9 w& p" R( p$ C1 ^# W
0 t. ^$ ~: ]7 y! N7 h　　突击性
; M, a' K1 X7 g! ~% f9 T
　　（3）、办理事务的原则
: M4 Z7 z8 w7 e0 o/ N9 h; [6 ^
　　被动中求主动
8 ?9 J  p* {- k& c
3 H- d" e* C/ M" H  u  p　　原则中求灵活

0 a, b  i! P, w6 i/ O. R　　繁杂中求规范
2 y# p5 ]5 ]( G
　　（4）、办理事务的程序
1 y5 R* {$ ~, N" \2 [
9 I. b/ R# j4 h. G8 ]( ?" D( L　　自然程序
0 I6 q0 V7 I+ l0 g: H" E
, u9 o1 F0 }9 A: [' S　　理论程序

* ~8 R, o  _" c6 ^' D/ y　　指令程序

% A$ g3 Y+ M$ K0 h( n% C$ C　　法定程序
4 U  h0 |& l2 {/ O8 Y! j
　　技术程序

　　习惯程序
$ t! K8 p* h  f
　　二、秘书的职责
" {/ L9 b; |' a1 {　　大致也有以下11个方面：
, }1 {* p8 H/ O: h' Z9 O: Z; w# ?
　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

, \0 \5 O' N# P$ G　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

　　行政事务

/ ^5 `& v4 r3 A+ N  `. b" L, c  D　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
7 M) U/ Q) y  l
8 f0 `2 j! l4 h4 [& O0 H　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
6 j0 I+ g0 l7 C  {
/ c- E% t( @( F2 ^7 k# }　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

　　写作事务（各种文体的写作）

% p% Y, W; |- u$ a# n　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

; D4 @5 r5 e% T! p( g　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

4 f- ^' y& k- E4 \& l　　其他领导临时交办的任务