浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

) N* d( t7 l8 U: E& K　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

3 R) J. d3 e9 f. U! h　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
) }7 Y4 X! j- O; @/ S8 ^6 X$ N
　　辅助内容的综合性

' g: w7 @3 I! Z% R1 o# k　　辅助时间的经常性
, G: k9 T8 P5 o9 N% _% F
. E! j$ b% H4 H3 x* @$ b3 v. v! z) C　　辅助环节的全过程性
0 M( H) s' a7 t, G2 M( J8 F8 l
) `7 j5 b4 i4 ?# ~　　（3）、辅助决策的原则
% S/ e: w3 c) m) x1 ]. v: a
" g( q% y/ {( C7 ~* A( W　　超前原则

* I5 b, o# \  g* r4 E9 O) O　　定位原则

　　信息原则
) D) Q7 n/ q' U$ G) n0 y9 }
7 E% [# t- J' y; W　　谏诤原则

　　（4）、辅助决策的过程
4 e& b6 v& {0 X6 a  H
4 c  ~$ V! f5 `/ b5 U$ ~　　协助领导确定目标
" D7 Y; {4 |" R* u# ]
　　协助领导设计方案

$ }" ]) v& n, e' a# h/ j　　协助领导评优选优
/ Q8 G( x) S5 ?" j3 o. c3 m
　　协助领导实施反馈
% b: C: G! G# q" I
) c0 b8 s5 f0 P1 w3 u3 R　　2、协调关系
& N2 ]  y- G1 }4 y' f" v
/ V+ J7 k7 V) I: p3 q# h& N　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
! e: Z4 D3 p0 H
0 P  p' l% X# W　　（2）、协调关系的特征
5 y: _/ G1 j8 u" N3 m
/ i  M( W9 P# y( N# t) h　　从属性

　　广泛性

6 K! K, L' ^7 p7 N　　间接性
! O( E/ d2 }1 k' B" o2 P  ^$ Y
　　（3）、协调关系的原则

　　政策指导

$ g3 l# Q- R* m2 {5 s8 V/ q　　客观公正
/ f$ A3 ^2 T  Z+ Q
+ b& }- O/ \0 e  T9 F* L　　平等协商

　　注重整体
7 s+ W( v; P! Z5 F
　　灵活适度
' I8 j5 [- b9 f0 V
( U4 d) W6 F6 R( e　　（4）、协调关系的过程
0 J  \6 w- G. k: v% ?' {5 d
8 F2 n" G9 b) g; i' H, `- e　　摸清情况

　　找出症结

　　恰当协调

　　督促落实
* q( P# ]( t1 e
0 w, n6 D+ ]  o& M7 h: D　　检查反馈
9 Q% f& G& i6 a0 ]' Q
　　3、处理信息
5 d+ T+ `- U8 C# T2 Z
　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
4 ^  _2 k! H0 r) d, m# S. H& u
　　（2）、处理信息的原则

) A$ y% @: g2 E, l' \5 u* u　　及时性原则
2 @& J% w6 ^7 w
　　保真性原则

　　适用性原则

5 y3 S3 o( u, e' }) ^& w: W　　预测性原则
3 B! U$ c) C  ~7 ~) R
　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息
: E6 V4 d; @1 \2 [) f5 B! Q: i% P" E
　　上级信息

　　内部信息
4 l/ J+ ^- `6 j# H
( g% p7 f7 O2 [. f% ]. Z/ ~6 T　　公众信息

　　社会信息
+ R# M; _1 ]5 x% ^* C' r
1 ~$ k* i" q, i. n( Z; f　　（4）、处理信息的过程
& M' ]% k8 p1 }& [! Z' R
9 H, A. x$ m7 r) `  g　　信息的收集
! Z* |/ b. Q4 ~6 D, X8 c
& I% N4 h3 C4 F7 _　　信息的加工
: [" g0 D" `6 V. c- p* a
# d4 c3 |0 q- U  O) }& D8 I! s　　信息的传递
+ F. m, P6 r8 _$ o
　　信息的反馈
9 D% }# R5 m* c  l$ L, h3 B% |; f
　　信息的储存

& B: @+ _; v' A6 I1 O5 d　　4、办理事务
: L! |& Q) o" i
　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
  {7 G5 ^6 N  l5 \* w- r# A5 i9 [! s
2 w2 ~2 }  x# S5 m! o　　（2）、办理事务的特征

0 ]7 y9 g. m4 M　　综合性
* C1 O% z. q1 {9 P
　　服务性

　　繁琐性

　　突击性

' _8 O8 ^' E# T/ ~' [　　（3）、办理事务的原则
* a/ i4 u, f% P/ }, a) O/ t+ X
' i3 K1 n4 X( Y' j; V　　被动中求主动
- L6 v& {2 j! ?8 y1 w9 V
: x% n4 |: v: {% F* a: G. B　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范
) E: X7 _/ U6 u* {- k2 @$ j" z0 c
　　（4）、办理事务的程序
9 b& [) L* A5 r9 }7 x- A- p2 C
　　自然程序
9 ^) L5 s, a, t: c4 k  T
　　理论程序
( L* A5 U+ p0 }
- m% h# @% b7 l% O+ z# D- R: `　　指令程序

' @: \8 u& |% O1 c/ g+ L" O  G2 g/ K　　法定程序
0 e* }5 c$ W2 d* H  d1 Z
　　技术程序

  b0 R0 y" r- ^; Y8 Y　　习惯程序
) c. |) v' [3 j& p8 N
　　二、秘书的职责
+ f0 K- P+ O1 Q, W6 I6 g' i: N　　大致也有以下11个方面：
1 w4 e+ |4 Y( a8 R' n* d
　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
/ ~3 m0 h3 B  U. g9 }( I
　　接待事务（来访接待、安排服务等）
5 x5 ^# _+ V. R
　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
9 `7 ~' |! l% K/ C% d7 k
  I1 g) u; {/ k! o! `　　行政事务

　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

; ^; F% d5 m+ Z* P3 B- S( U　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

" r  f9 M5 @5 S8 [4 S$ k% @6 \; D　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

: T/ Q' Z" K. U* o　　写作事务（各种文体的写作）
9 O3 C) O* {* H: x% L
3 L  a# r8 n: b( p: M) p　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
9 D' ~2 d- P4 P5 A7 D3 j& m
1 s% x+ b4 K: S, b& j　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
! C$ N1 T7 J3 w2 R* t- ]+ e
6 R' _$ q) n; f( h　　其他领导临时交办的任务