办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

) @+ l9 \/ Z5 U- b& \- W) S! m! [加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设
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' Y+ @, v2 f! C0 l9 h( V; O三、办公室办会工作基本规范
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2 Y# t, m% g) P3 n, o$ N四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

& k9 v- C; Y4 |; {, n  q  z（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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' w: G( t$ S2 U3 [职能定位：

9 ~# f& c) E  e5 S: u" U行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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: p3 }2 C) K! b& E$ V一、办公室人员岗位认知与基本职责

6 H: a) }. s. `6 Z0 D( R（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

5 }6 v. T7 `7 N; z% b5 O/ d综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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( {' y- v8 v* m% p+ |一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位
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4 y: m) d1 F& u" X6 H. s" ^% F  U办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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4 i/ W/ F  Y& e/ Z4 W2 D（四）办公室工作对人员的要求
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0 {; H# T: d8 v% x- s2 k2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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7 l: s9 B8 `$ S一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；
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3 c8 P8 T, K; Z/ R三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。

6 L& t' a: B3 X& T, ^（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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9 z5 T9 H1 ]9 N; v. I& o, m热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

9 G4 p4 Z7 \: \# {政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

) o3 O; q- M3 R4 H责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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3 l% a& I* a9 L% u% e  l. k（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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4 R8 e% R. E4 D6 P3 \, }思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求
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+ j' q5 I3 D% R8 q. y3 |% @3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

0 p/ S8 C- s, F* [注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。
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) F3 H$ ^- d% ^; g# w+ {; Q（四）办公室工作对人员的要求

" A- q6 p" n$ @$ W3 L4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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责任意识
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创新意识

奉献意识
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信息意识

程序意识

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8 e0 M0 Y8 U& r0 s$ h（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目

0 L$ @0 e! G. r1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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+ h4 \% R3 z5 a+ Q3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

  j9 i8 z9 Y' ~2 W/ I领导测评办公室人员的20道题目
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2 c/ i; |: K3 r! ?5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?

& d$ Q  g( ~, _6 V他的工作有条理吗?

6 F" s2 q. P4 R; b& O' B8 E' |2 x7．他是一个机智的人吗?
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: n  M  R; K* z/ Q) y能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

8 W; C# k$ {& ^* G能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

5 W5 z; v& V1 h! d" x. i4 ?领导测评办公室人员的20道题目

+ D2 J4 f. d; D: E- T/ ~; h1 d9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?
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$ Z+ b. A* X* ]% K% _  x! z  `0 e) d当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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& N9 j- Q: H. O) c8 `: k11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目

! Q! l. C2 b$ Y* f, d. P+ a6 W+ }13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?

7 F# P& G2 f/ x8 w; R: f. @; e) A是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?

: V* S9 o3 l4 d; e能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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! u7 c8 y  Y- d% r) Y能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

$ Z& P3 c1 a. M6 P是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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+ z$ H! a; n$ n+ ?' Q" \4 |, \18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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3 V8 q% y' Y) i1 F$ B- Z/ i! V8 o3 G19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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$ J/ [7 b; m5 E% {20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……

二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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4 k  \7 x0 M$ z. T2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神

6 v' Y1 A' R+ `1 Z* I/ ?（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

3 f! J( v# b3 b8 ^8 E良好的礼仪形象
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良好的电话形象
$ Q. b2 c3 s% w+ g
/ k; H1 w" ?) S5 v( q良好的文字形象
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5 [6 L) X# l; l5 j5 o' T良好的语言形象

二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2 u6 g" E5 r9 L; U# Y3 j( J2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

; B6 g- |2 Y. K9 X( l' H9 r$ P5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；

0 D2 A4 X% u1 Z: L: h7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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  k* b9 K7 r. G3 X/ n( {# s（一）会议服务的基本内容会前准备工作

' f; V! s+ K/ q8 z5 U+ s2 @1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题

1 M% y$ g4 |0 @（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案
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  A7 d, b2 C2 P1 J5 q4 I. B: J5 ~（1）拟订会议财务预算

6 e7 S  \3 F9 ?0 u（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容
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4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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5 [% T6 T: h9 i/ [& X% F; B# S衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~