第三专题
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加强办公室建设与管理
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7 b+ p0 R; F# T' O6 f一、办公室人员岗位认知与基本职责( G( {! b" w) e c0 Z# ]
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二、加强办公室建设
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; _2 K) Y# }% {. t. K三、办公室办会工作基本规范
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* S- D: A9 S& P, j四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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1 ]# ?$ p+ u5 C" r- p6 r, `+ B q6 A（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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% t4 U1 a( y+ l联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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) h/ T8 I- L ?1 E- ]" f2 Q' c职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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; C" {2 n" H9 M0 h% q一、办公室人员岗位认知与基本职责
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# ~; W( M. G! ^. f9 A/ w（二）办公室工作内容与特点工作内容：6 D5 T3 Z& [( t: ^& [! \
2 y2 x- T: f( o: U按性质分：0 k9 g0 Q t J% _. c4 {
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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3 ^" n6 J4 F2 S6 m按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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2 } B# V# W% t+ {2 z; e! D# r3 G7 ^综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（* x3 T5 k. b d
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三）办公室人员角色定位. o! e$ K0 P. W( v( m
2 J4 B( \. b, c# n/ {7 s办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊' O! i9 h5 i& }9 u
' z0 z w, @6 T2 }7 R; B（四）办公室工作对人员的要求7 A( b0 l% i( w. B- U; i% c2 w
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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8 q2 A8 a1 ]( N" v一、要讲事业心和责任感；; u6 O& [0 i' L) k
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二、要认真细致；
4 x' P$ D8 v6 ^% O6 P' w) C" Y% p% G# @
三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。+ P8 X# k0 _! R% H( A
/ R% Q% P8 s, H. c, y（四）办公室工作对人员的要求( t" ]2 K0 Y' D: W: X: G# L
! |! T$ u" N: e: z; }+ l% t1、思想素养
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7 B; U' x* [2 W5 J热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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5 j5 f4 _2 r+ V9 B政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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: d( t0 t J$ o8 [责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。& h8 p9 _* F1 Q" P
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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3 V+ f# M& D1 u" m* |' \1 Q（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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C5 B. m4 H1 d, ^# M. A思维能力。善于思考问题，抓住关键。. H" R$ J' E3 M# w1 Y
9 Q; j' A7 x6 Y' ^ {, t% h表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求9 {; d$ O, a# E' |2 R2 s& t4 |
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3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。2 P8 B o- V& |- B- }/ p
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意志力。
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# N( {3 J6 f( Y1 A1 O（四）办公室工作对人员的要求* W1 o# Q" W$ a, i9 V( }
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4、角色意识# f8 I* b1 p& p6 p) T+ F
- m( t% h, o5 H0 |( t做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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_# w9 ?1 N) J* \2 d3 p全局意识
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, A- @4 A9 p) ?" y责任意识6 \% G: D' R4 }, \, E# C
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创新意识
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奉献意识
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. T+ Q" V( L u- M- g信息意识
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- K) A" G" {. Q+ I" R程序意识
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学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待8 j: n# i, V' K/ F2 A: L1 v
+ b) ~0 K6 O7 t
领导测评办公室人员的20道题目2 f/ `- T( X- T
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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; K- ~+ x3 T# o& D) `# t+ q" U2 }他是否了解你的目标和意向?
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* F. T7 U: \7 {& {, v他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
Q" V% T9 G! I: I
3 Y" x L1 M8 o) k+ J2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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( }, i# r( s( l0 l/ }他是否很会安排时间?
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# a5 u7 c6 a6 ~. r4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目/ I3 S* R0 s8 \7 K
1 \1 U. ~2 ^! e5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?: }/ l' A. K7 d7 ` q" x2 c
) A/ @3 G$ j) k! x. i' o$ y& X \
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?# E* ^! V* y1 O
1 J3 y2 @1 n9 E/ M5 b4 T6 T6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?9 v0 B6 L# {7 N( u( Q* j( ~# F
* g; }1 n! L, K8 @& P* J, X+ y& d
能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?. ~' `, |1 t! F* E" u: [
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他的工作有条理吗?& J* u) J' M/ c: L
8 G$ m' I: B$ G3 B& D# ]7．他是一个机智的人吗?
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0 I% e% J) i. S能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?+ D0 S8 I) P' H5 R* A0 q
8 }$ |- d/ `/ d6 p
8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?) k1 @. x* @4 {) K
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?/ h& s$ T7 @0 ^' J& z
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领导测评办公室人员的20道题目! o; X/ H6 ?/ \( F8 Q7 }
! v. f7 o/ @& [, F
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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0 S4 G7 b9 C% a) S# ?+ }10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?3 R" N: y1 T9 I% E! J! e: n% x. A
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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2 f9 b) S3 H! u; s7 l0 Z/ L12．他是否有较广的阅读面和知识面?8 d- s2 g/ D$ O: k5 [' q
% W) k% W% r9 b1 |: d% \( Q, J/ ^- r* p是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
0 w6 s" P/ C" C% B5 M( y
# O3 P% p' C8 S3 L13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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0 [* X# }1 S! ~! D+ [5 ]而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?0 l9 X; @7 ?% O3 t
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14．他是否有个人学习计划?
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/ A; Y# r2 r8 t! M是否学习管理方面的知识或参与管理活动?2 N/ X3 d' H1 H- k2 d
% p1 B/ ]1 k0 P是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?; c/ p- s$ Y; U B2 q
/ V6 C8 h) V1 `7 D' D" J15．他语言表达是否清晰?# e. ?3 @7 D% a2 `4 I4 X$ r
/ L2 ]0 n2 u0 s$ g# r能否以书面或口头方式简要汇报情况?: @0 M, @/ E8 D! V9 ?
* C0 ?9 O/ D1 V" u% v- e7 f能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?5 \- C0 [9 {7 \! R: e# I% r
$ \' d) x+ p- H0 M: R+ o, n16．他是否按时完成每天的工作?' N/ F/ g: F& {# R" w
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是否根据需要自愿在休息时间加班?8 W' V3 u. [+ t# a8 @; q
: h2 [ q8 k' K$ U9 x. m领导测评办公室人员的20道题目* k6 ^6 a. C, { B8 U
: k5 A% E- ]) j: \' F& r17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?; Z6 E$ _& v8 i1 j: i5 c8 x
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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' O4 ]4 H8 Y4 q, A, n1 {7 F7 f A19．在调研工作中他是否称职?0 m- R ] X2 N* }: X
& [# K7 k8 M3 ]1 D4 x能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
) L% _% y0 {! {, d* X; C$ z0 O) a) a" q5 ?
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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6 u/ `' a! v. P" ?) p, A4 |: P二、加强办公室建设4 J3 c" Y; \, A4 g. p
, p8 t) [1 k$ C. D
（一）办公室建设方向$ |1 u5 O: y! {: s
) d3 o0 R6 z! Q1 P9 ]1、不断优化硬件和工作环境/ `: \, b$ c# t0 p' I5 q- W- o
+ _6 w' w' J4 _+ T8 \! B2、积极推进建章立制工作7 g* b1 S8 @3 r% S( B& g* q
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3、努力营造和谐人文氛围7 V8 h4 b+ }) d3 V
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4、大力倡导团队精神8 Q( |, \. k& l
5 p: j( `4 T! D" b" r- I5 d（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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6 Q8 l' j; ~7 ~. Y* k良好的礼仪形象
1 W% Y G/ R1 F" t" e, U8 `0 {6 i/ G3 G. F0 i4 h
良好的电话形象
0 D4 i6 Z8 ], w- M3 } E# Z7 |5 Q. v- ^( z/ E" i- j
良好的文字形象
* s, N6 I2 t: a; @
" E3 g8 S6 }9 N4 T: b" ?: w良好的语言形象
8 z# U: m# _% E4 J; F% d
5 `* z& E c% O二、加强办公室建设( M5 E. R* a1 z$ x/ g
: ]* b V7 {, j/ C0 b# B3 \（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；. u( G" I, j3 c% V$ g# q9 z
) T! q: \& b* R8 @4 j* q. `( I
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；5 \0 F( K' s1 `' l/ X
$ A4 Q6 i. c+ G/ `# l3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；8 \. L: `& P- v% @' s: x
' c% O6 c e0 y3 E- N6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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+ i3 {7 U) i* d8、不居功自傲，有容人雅量。! l5 T* z9 y- W. Y4 v- ^( {
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三、办公室办会工作基本规范2 `1 G! T2 ^9 q- ?4 \
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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" a. X! ]4 o; G8 u) O6 _0 [+ `2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标' l. M/ z$ v% Y. Z
3 H: y, K; l x9 X3 c$ u( Q1 Z
（2）拟订会议议题
0 n. d U P7 ? s* Q" h. I6 R2 m# l0 i" Y
3、拟订会议财务预算和会议方案7 q* I. u! L6 F f0 i
8 k1 e- Q5 s$ g: w: y v; D（1）拟订会议财务预算8 z7 x- ~: v6 ?2 p/ }
9 @5 o6 T, W" S# a; O) d3 l（2）拟定办会方案
% N Y0 z5 S5 V4 X1 b) O6 B- y) u7 z
（一）会议服务的基本内容
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" W8 |/ f, M) z会前准备工作3 \% I1 Z, Q3 y d: f5 R/ S
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4、确定会议的议程、日程和程序' Z1 Q9 p9 R, Y6 e; x2 w
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5、分工撰写会议文件7 S# ~4 I3 m4 H6 e: I: K' Q! u
4 G' t9 }0 _' \6 y- y7 k# Z6 q! V- S+ Q6、确定与会人员名单以及会议编组方案
5 Z5 x% D5 W* o$ \0 T5 a4 q' d) B, a* A) ]1 p
7、会场的布置工作
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! \ f5 E3 i) m% K/ k7 i衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。( a m. t7 k9 y/ x4 n1 \. Q
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主讲：姬瑞环 e, n1 A& G% c# G1 w
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