秘书学课程：对下关系协调的艺术

(一)学习目标

对下关系协调是指上级机关在实施的过程中，充分考虑到下级的实际情况，倾听下级的意见和要求，科学地制定决策，并有效地将组织决策意图贯彻到下级各执行单位，使之自觉地协调运转，积极地为实现组织目标而努力工作。

(二)运用对下关系协调的方法进行协调
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就秘书工作而言：

, @) ~! l/ a  t) B1 J) q4 L! C1.要在领导形成决策之前，深入基层调查研究，征求各方面的意见和建议，使决策建立在全面了解情况，充分代表群众的根本利益的基础上。
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2.在决策执行中，若发现决策方案的疏漏或偏差；发现执行单位的实际困难，应及时传递给领导者，使领导者作及时必要的调整。当下级单位对领导决策意图尚未全面充分理解时，秘书有责任向其宣传领导意图，提高其执行决策的主动性和积极性。

5 z% A" V2 \3 D7 B  C0 w, ?3.在决策执行告一段落的考核评估和总结表彰工作中，秘书部门一方面要对下级单位的自我检查和总结给予必要的帮助，另一方面要协助领导以工作计划为依据，制订切实可行、具体明确的考核标准和评估办法。在对下关系的协调事务中，秘书既要参与决策全过程中的协调工作，又要在自身的工作事务中，全面深入地观察、分析和解决问题，避免失调现象，化解矛盾，保持与下级关系的协调。
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4.对下关系协调的方法：

, |: h" z# S9 l/ u(1)面商协调法

对不涉及多方，或者虽涉及多方但不宜或不必以会议方式协调的问题，可以用面商的形式。面商方式比较灵活，可以是代表组织意见的正式谈话，也可以是个人之间的谈心和交流。可根据不同需要灵活处理。
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(2)商榷式协调法
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协调者以平等的身份、商量的态度、探讨的口气发表自己的意见，征求对方的看法，共同寻求解决问题的最佳办法，达到协调的目的。在重大问题未决策前，上下级之间、平行级之间、部门之间，为了达成某种协议共同磋商，可以采用协调。

(3)建议式协调法

$ j, d9 \6 q8 f9 e4 B指协调者以平等的身份、建议的态度、谦逊的语言，将自己的意见转告给对方，提请对方选择采用，以达到协调的目的。而不是要求对方去做什么，更不是指示别人做什么和怎么做。平行关系、无隶属关系的单位之间及上级机关某部门与下级单位之间，往往采用建议式协调。这种协调不具有强制性和约束力，但具有一定的影响力，有助于解决问题。
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(三)相应知识

秘书协调的特性。秘书协调有以下几个显著特性。1.权力支配性。秘书没有法定的人、财、物方面的职能管理权，不能以领导者的身份命令有关方面采取协调行动。在进行具有非权力支配性的协调工作时，多采取沟通疏导、相互协商办法，要合理运用领导机关的权力惯性，准确传达领导意图。对于领导授权的协调活动。不要超越领导授权范围。2.非职责限定性。在管理活动中，秘书协调往往没有确定的职责范围。随组织分工、领导信任程度、秘书自身能力及其与相关方面的关系状态不同，秘书协调活动的范围也不相同。因此工作能力强，能够取得领导和各相关方面信任和支持的秘书人员，能够发挥较大的协调作用。3.认同疏导性。秘书协调活动始终贯穿认同疏导。秘书必须不断提高自身认知能力，相机采用灵活的疏导方式。促进各方面取得认同，才能获得良好的协调效果。

(四)注意事项与要求

& B% M0 I' T6 y# B对下关系协调，必须注意严守本分不擅权越位。这是因为秘书部门不是独立的，只是领导层的辅助机构，处理、协调问题的时候，只能依据领导的决定、决议和批示的精神办事，而不能代替领导拍板。秘书人员虽然辅助领导研究各种问题，但只有发言权，无表决权。秘书部门提出解决问题的预案，只有经过领导的研究决定后。 作为领导形成的决定，决议才能生效。总而言之，一定要在领导授权的范围内行事，多请示，多报告，不擅作主张。不能打领导的旗号，越俎代疱，更不能权欲熏心，以权谋私。