一、必须十分注意公文的撰制质量; b) F& B- n. |2 }
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同任何产品、服务、工作都讲究质量一样,公文的撰拟、制作,也必须十分注重质量,且应将其放在全部公文处理工作的第一位。
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(一)提高对公文撰制质量的认识
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/ g" A2 W4 ?6 _* x7 P! X 公文的撰制质量,关系行文目的的实现。凡制作公文,必由行文目的支配;而行文目的,必以公文质量来保证。如果公文写得吸引人,使人读得懂,并且能够说服人、打动人,其宣传的道理就能为读者接受,提出的措施就可转化为读者的行动。此为公文的预期目的.也即正效应。反之,公文质量低下,读者不爱看,不愿执行,就达不到行文目的,其效应就会降低,甚至走向反面。
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公文的撰制质量关系公文效力的发挥。杰出文字自有千钧重。人们曾比喻优秀公文为“精神原子弹”,它所释放的能量绝非寻常:或摧枯拉朽,雷霆万钧;或感天动地,撼人心扉。解放战争初期,人民解放军同国民党军队两军对峙,以我军强大的军事压力为依托,我方开展政策攻心,*话筒喊话,播发广播稿,使敌人军心动摇,纷纷投降。以《三大纪律八项注意》号令三军,整饬风纪,严以自律,对老百姓秋毫无犯,使我党我军赢得了民心。精品公文的威力源自撰拟、制作的高质量。也就是说,只有高质量的公文才可发挥同自身相匹配的力量。
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$ I6 b6 l! |- w+ [1 ^ 公文的撰制质量,关系行为主体的形象。文因事起,文由人生。公文是通过机关、团体、企事业单位的工作人员制发的,代表行为主体表达意志。可以说,公文既是行为主体工作的产物,又是行为主体形象的反映。好文、优文、精文,是行为主体政策水平、工作作风、写作精神的客观反映,读者可由文及人,对行为主体作出良好评价;反之,读者就会作出不良评价。 ( {( G1 A% d7 m2 G
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(二)增强公文撰制质量的途径, x; c. z& U( a
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& T& [! y) h8 n0 q$ z6 B5 V5 z 使公文的撰制质量,提高再提高,不断地臻于完善,有多条途径,多种措施。择其要者,有以下几点:* J3 X* b7 s% t y
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1. 强化质量意识。任何物质产品、精神产品的生产者都要强化质量意识,确立品牌意识。公文的撰拟、制作自然也不例外。“质量就是生命”这一命题同样适用于公文撰拟。质量对公文而言,是一个全方位 概念,制作者都要高度重视,认真操作。有了精品意识,才会有精品成果。
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# |7 o$ a2 ?" U3 ?$ p2 V 2.开展全员培训。在公文的撰制主体内部,应该形成人人皆可动笔的良好局面,这就要求要开展全员培训。只要领导重视,措施得当,全员行动,培训便可开展,开展便会有成效。这样,一马当先、万马奔腾的生动态势就可取代少数动笔写作、多数袖手旁观的清冷局面,而且,在人员流动中,可以一茬接一茬,新的成员很快适应需要,融 入能撰善写的集体之中。
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1 P- ]5 D) L# R7 ~9 x 3.创造重质氛围。在造就全员动笔写作的长期目标活动中,领导班子、综合部门都要开动脑筋,多想办法,以调动全体工作人员的积极性,变“要我参加”为“我要参加”,内驱力一 旦形成,成功便大有希望。可由办公室制定长远规划与短期计划,使全员动笔写作,活动长流水不断线,并同正常工作有机地结合起来。例如:开展工作中制作公文评比活动,可由群众评价与专门评委打分相结合;开展同题写作竞赛,搞展览,配以佳作点评。在各种活动中可辅以奖励,并将公文撰拟列人个人业绩考核、职务晋升系列。7 p: B) j( X% H2 K. o
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# {0 [1 D/ L a3 h D( x 4.严格把关工作。《国家行攻机关公文处理办法》规定:“各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”这就确立了办公厅(室)的地位与职责。非行政机关系列,应参照执行。有条件的单位,可自行制定公文处理办法 一类的文件,以为规矩。要加强公文审核工作,业务部门领导为部门起草公文的第一把关人,变轻易通过为从严把关,力争部门优秀稿件率高。以此为基础,办公室的核稿、领导的终审签发,均应高标准,做到一字不虚设,一文不苟发。" a/ \+ j+ ~1 a; O( @! @- B
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9 m# l1 z& A" U0 w p" P' m, p 二、提高公文撰制质量的内容要求% y& E' t+ o" b; q! Y7 d) |( q$ ~% V
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B3 o7 C: r8 y1 E 探究公文的质量.无论作者的撰拟、制作,还是读者的阅读、办理,都是将公文的思想内容置于第一位的。0 D L) B8 @( e( c
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(—)意图的传递与主旨的表达3 [$ D$ V5 P3 j" V2 m, b( r1 e
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公文,是表达行为主体的领导意志的。这主要表现于领导者在交拟、研究文稿时所传递的领导意图之中。所谓领导意图,是指机关、单位的领导者对全局或局部制定政策、部署工作、处理问题的设想、目标及策略、打算。此处的领导,是指领导班子集体,因为我们党的领导制度和国家的政治体制是民主集中制。文稿撰拟人在领会领导意图的过程中 ,要理清脉络,善于从整体上把握,并积极思索,逐步深化,对领导意图的把握做到完整、准确、充分,将自己的思想上升到领导思想的高度。惟其如此,才能达到为领导代言的水准。
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公文的主旨,是制发公文的行为主体通过全部内容表达出的基本意图与公务目的。主旨之于公文,相当于灵魂之于人体。“意者,一身之主也。”公文质量的高低,效用的强弱,主要取决于主旨。凡制公文必为事,即处理事务,解决问题。办事效果自然体现公文价值,而公文的主旨,直接决定其价值。可以说,旨高则文高,旨平则文平,而旨败文必败。对公文主旨表达的基本要求是:其一,正确。即 正当、准确,排斥偏颇、错误。这就要求公文主旨符合客观实际,符合党和国家的路线、方针、政策及法律、法规、规定,符合历史发展的总趋势。其二,鲜明。公文主旨要界限鲜明,是与非,赞成与反对,要清清楚楚,明明白白。要语言鲜明,做到一以贯之,排斥前后矛 盾, 一义含之,排斥义有两歧;一说明之,排斥含糊其辞。要简洁鲜明,忌用曲笔,作到秉笔直书,直陈其事,直道而行,直截了当。其三,集中。即主旨勿分散,要聚集,做到一文一旨。一篇公文,既想讲此 ,又要讲彼,贪多求全,注定失败。其四,结合。即理论同实际相联系。这就要求公文作者摸准上情,即“上头”的精神,把握理性思维的依据;还要握准下情,也就是“下面”的实际状况,立稳公文的基石;更要全力结合,将上下两者有机地结合起来,这样,公文才能有新意,才能提高其行文效率。$ a8 s% L9 _3 u8 J/ L+ k+ M- h
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对读者而言,公文的领导意图是隐在的,只有交拟者、撰拟者心中有数;而公文的主旨则是明现的,稍加用心,即可把握。撰制者将此两点表述得准确充分,制出上乘之作便抓住了关键。# g3 k/ ~. _. i4 T9 T# H. _
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+ E7 S. {, f3 d2 P. ~& d. ] (二)观点的科学与材料的充实
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- s( r; Z: o _+ z" i1 w 在公文中,作者要表明、阐释观点。观点是公文的旗帜,可为公文带来亮色。在综合性公文中,常常出现若干观点,其中必有一个是基本观点,而其他则为从属观点,前者制约后者,后者服务于前者,共同表现主旨。胡乔木同志指出 :“写文件与写小说剧本不同,鲜明性的要求不同,关键是观点要突出。”观点是行为主体对公文内容指向的看法,只有实事求 是,符合实际,揭示事物本质,掌握内在规律,才具有科学性。只有科学的观点,才经得起历史的检验。2 S9 u j0 f: n, Z
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材料是公文的血肉。在公文的酝酿阶段,可产生观点,体现出材料的基础性;在公文的写作阶段,可说明观点,体现出材料的服务性。在使用中,务求观点统率材料,材料服务于观点,两者应有机地结合,辩证地统一。材料须恰当地支撑观点,有力地证明观点,科学地说明观点,而不能方向不一, 例如同观点毫无关联,甚至两者相抵触。就材料的数量而言,应坚持适当、充实的原则,并非多多益善。有时 对着力强调的重要观点,材料虽然可放手一用,亦当勿滥有度;在通常情况下,选择最有说服力的材料一两份即可,以质取胜。
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! A0 ~6 f4 O% k/ _5 @6 r (三)结构的严谨与语言的准确
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7 ^9 D, }9 e1 }4 ]2 P7 m9 c2 L 公文的结构,是作者依据对客观事物的内在规律和事物间相互联系的认识,对观点、材料实施全面调度,用完善的形式组成有机体, 以表现、突出主旨的重要手段和具体方式。它属于公文的表现形式,更是作者对全部内容的科学构筑。它讲顺序、讲条理、讲逻辑、讲协调。
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无论是公文基本形态的设计,诸如标题、主送机关、正文、发文机关、成文日期,还是结构方法的运用,诸如逻辑型、自然型、复合型的正文组合,过渡、照应的正文内部衔接,都要合理、自然、熨帖,使之承接紧密,开启顺畅,严谨周密,浑然一体。
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通过公文中的语言文字,作者表达公务目的,传递信息,读者接收信息,采取相应行动。遣词用字准确、规范,成为公文撰拟的基础性要求。“辞,达而已矣”。古人的这一标准,今天依然适用。公文用语准确恰切,读者才可看得懂,明其义。准确,就是根据字词的含义、属性,将其放于合适的位置。这成为语言使用的第一位要求。要辨析词义,精心选用,包括范围、程度 、感情色彩方面,要精细鉴别,讲究分寸,选准“这一个”.做到表义单一、明晰。在此基础上,还要讲究语法,符合逻辑,进而达到言简意赅的境界。: J0 s% N- |& M7 f! T
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三、提商公文撰制质量的形式要求
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: ?* v( q9 n- d: t% f/ R2 l 形式取决于内容,又服务于内容。在公文内容相同的条件下,完美的形式可圆满地表现内容,而不当的、有缺陷的形式则损害内容。因之,在公文制作中,绝不可以为形式可有可无、无足轻重,而是必须重视,符合规范。
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& c/ L/ l* g' p" ?. k* o2 z5 U (一)结构安排得当6 f! {9 h2 `9 q3 C
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在结构方面,公文同普通文章一样,老秘网整理,表层结构中,既含专指内容方面的内在结构,又含专指形式方面的外在结构。就后者而言,公文通常分为三大部分。第一,眉首部分,指公文首页红色反线以上各要素。包括:①公文份数序号;②秘密等级和保密期限;③紧急程度;④发文机关标识;⑤发文字号;⑥签发人 ,上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧;⑦红色反线,宽度同版心,即156mm。第二,主体部分,为红色反线以下至主题词(不合)之间的各要素。包括:①公文标题;②主送机关;③正文;④附件说明;⑤成文日期;⑥印章;⑦附注。第三,版记部分,为主题词以下的各要素。包括:①主题词;②抄送机关;③印发机关和印发时间;④反线,版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。外在结构的三部分及各要素,从顺序、规格到字体、字号诸项,都要符合《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)之相关规定。
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2 Q0 j4 r$ d" r# u' e1 C2 S+ w (二)文面设计规范# j4 J& h5 d2 d1 R3 X- B, u) J; c% |
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