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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
7 ~, ]# f5 P m7 j 做会议记录，写着写着笔没水了； : h( m B/ [7 G( w' m. F% w1 Q0 O* f$ K* C
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
6 ]) |: N. d* x1 M* ]. ^4 B 用胶水时，找不到刷子； 9 j! J. O: ?! e8 c) q
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； , b3 ]2 g4 M. Z% M5 o
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
& S, H+ w7 G! k% k$ R% `# `$ P 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 / R" U6 S0 | Y6 k2 p: |( {
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ; z5 |# v; i ~$ Y! u- a. ?; o8 }
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
2 n1 E. J, `, j9 n 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ! H' m0 a8 U4 D/ c! z6 |8 i' A. a
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
# Z7 Y* Q Z, ?' R9 s! i 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
8 H1 S S/ H9 ]* s% ?8 i2 a6 m- A$ p 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
2 \+ r1 @* Y1 P/ U: X0 D3 N/ \9 W, q) s 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
; A+ Z! h& t' t3 E$ K7 ]4 e 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 0 N/ l; F/ Y$ {3 S
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
8 O8 v( o" O" M 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
4 p/ q6 f# ~% {' z1 B- C, E 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
^- A) z: w) F( K7 T9 N% d/ k8 N 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
' g. N) L7 ~! n/ z5 n 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
. o( a& G' V7 ~7 s/ m! T2 V 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 0 t9 [- K7 Z0 v! ]( _ @% }$ O
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
9 w6 Z, z! S5 T3 H( B! s 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ; V- U5 l0 _9 S% v
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
$ f- ?/ s* s. Q4 F8 n$ O 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
/ j" X" t" T3 G, }& S Y 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
- ^2 j! A. ?+ j: s( t4 o* p6 j 9、与本职工作有关的表格。 & ~1 J1 i1 v2 i
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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