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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：* E$ k* z9 N b" s& k y
做会议记录，写着写着笔没水了；
* b, F( B: Z' K7 m. s 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
/ Z V' u) B6 _1 L8 n' e 用胶水时，找不到刷子； + y% A3 \9 _ P W& h+ ^* n
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 3 q! f5 n6 X- w1 o/ k" h
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 6 m) b4 X6 S) ~ H: b0 S. c
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
* l' r4 C9 M* g$ n$ P9 r v# A 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
( l. f! d9 g" `" q K 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
) Z0 V2 U8 E# G' u4 P 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 / Y& @. |( }8 {& \7 _
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 + F: V+ _6 L; _! l1 B" C
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 $ E$ [* f7 u; }. O
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
& U! D* P6 J4 z2 V3 H8 _ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
- w/ a2 R. G( {% Y! F 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 , K3 e1 H4 p6 w& z' P
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ' H s0 t* f" b6 W ?. _6 J
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： / C, G% k- b' L- j6 o
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 / ^ [) R% F% I5 Q! [
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 / \* ?6 q2 S1 `) J
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 8 y: z' F; B5 f) p) i9 A
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 4 }6 e: e* P1 `& R8 Z
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ! @7 Q5 r' E* J1 o* h
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 " f* r* [0 n+ @% n# c2 j, p# K
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
9 B0 r Y9 Z j3 c% l) r 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 & I9 i8 V% C& o! h) n6 y5 D
9、与本职工作有关的表格。 k5 H7 u9 A) u% g: S' d3 U
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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