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一.总则
; r# r" g, Z- v) i0 m/ E 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 " W4 Z6 f) Q& L
本办法适用于全公司各部门。 8 U' V5 |: w3 X$ ]$ N5 f5 }
二.对外接待范围
5 L( |5 o$ O# j2 r1 h 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
" c- E9 _# L1 h 接待的对象分为内宾和外宾。 e9 }, g, x3 p2 M7 e% ^5 p
三.对外接待部门 6 X" ~# y% \% S6 g$ u
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
' z4 y% u9 f% s; S 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
: w* l9 U1 ^ ~( p3 d 四.对外接待原则 4 c0 C6 b& g/ F4 A9 \; a! ?/ p+ ~
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
5 X7 y2 O' ?/ \' s& O$ N! S 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
0 ~$ T/ D$ r, {4 A- Z 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 * B. h) W8 `. n
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
5 W; d6 m# U) O, i: {; a& c8 w% ^6 j 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 s; ~, H7 B! n& T' s2 G& E
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
* j U: r j' D$ Z9 d 五.接待规格的确定。
( j! f" l1 f& l- L1 v* D0 P1 O( V 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 5 [: u+ ]( J6 G9 e. o9 H& }
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
/ X" q2 ~$ n* I 六.接待礼仪 " S; Q, ~) I4 S* o* i
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 7 | N. f o1 r0 J$ Y3 c
2.接待：主动起迎，问明来意。
: [6 t3 N* L. @; a/ h& G 3.安排交谈地点：
0 X! S2 Q2 S# \0 `! B9 V0 j7 ? ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； % M: q: d {/ p( x* E
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
N( W# W. O* W0 T+ i ⑶切忌让客人久候而无人问津。 # G. j6 s: G7 n
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 & ?9 j4 z0 Z( q& R3 U
七.引见。
& ?4 B2 |7 T9 p0 y+ A, X6 F+ c$ l; A 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
3 p* |3 Y5 a: Y$ c8 W- h8 ~ 引见顺序； 2 U8 c' c' t3 n }0 A2 S
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； " ^5 }7 N4 j" q! f2 F# }* k
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
I6 k- @/ D# c" V" Q6 T ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
$ M( w( U8 e0 P' `. R1 V ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 1 H3 M1 l) e, M' }% q9 N
八.行路。 3 \0 P8 ~$ v. N- {- L+ u: C: Y
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
% I3 v& G7 N- h v 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
0 p/ A0 e& }6 c$ | 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
/ @% f3 F6 @& g 九.其他。
! ~7 p( U" K' P( Y A 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
$ n% Z9 l' H- o: W, }# R1 m 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
/ Q3 \& s) i1 g9 B | { 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 0 B* ]$ R, B! U( N: ?4 R
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 ) l7 a9 ]* H6 W. H4 _( o0 n" H
㈠接待内宾。
! L" p: B- I+ _% M 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 2 q( ]9 P. {, d0 b) H& c
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
# I4 d+ |* o' U! a" h. } 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
7 O1 F+ v2 `7 ]" c8 b' Q, {0 J 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
' \, d$ V. b. a9 _+ ]+ _4 u/ s, I 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
% m: j$ r9 c' L2 H& L 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
T D N9 V* }5 F3 R 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
1 p; V4 n- n3 s+ R" x 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 2 f) X- j4 n7 y$ N
㈡接待来宾。
& m! ^* O7 Q" N# v; x/ u 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 7 V( c' g) ^: W
迎送。
; S% d: @( f7 P 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
- m, G( Q! O' A* P5 f) `5 q 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
% P8 R6 a6 t9 ?6 A) U J8 Y( ^ 会见会谈。 4 B! C/ s1 N+ A$ h" o3 R8 @
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
, ?- \( F( _2 A' q 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
% V$ \, X W( O, s; F 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
' @( U$ z+ I: @4 ` 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 ! k6 h. O. n9 W3 X% A2 B% o
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 ) Q4 P; r' F, \ G9 b
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
1 }+ ]7 V: n7 o8 q 宴请。
5 g0 N, g* a- ?% Z5 v3 p A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
/ j/ U [- Y2 h0 e. ?& x B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 # \2 o c4 n4 S/ K+ m- B
文艺晚会。
n7 f- C; h+ N. x8 A7 a) }+ d( z 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
, |6 N% w( X7 z, d& R6 L5 P1 F/ A 参观游览。 % J3 S3 W+ Z$ B# ~) H; w" P% _
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
: b1 U8 o% }! T" } 接待标准
5 t0 L% t* `! H5 H ⑴用餐标准。
; K% V& o* g+ L; ^8 H% t' p$ Z( b& r 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
+ ]9 { k ?$ k" H) T, ]/ j 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 % H, e: F6 J' ]! b, T/ R8 |
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
9 N. U' ^0 |, ]+ ~4 J6 e, U 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 & H/ N" r( p7 g! [/ q$ b" ]
5、常客 员工标准 " b. U* q8 H2 b0 |
(2)住宿安排。
+ G y) v+ H* r- c. H+ z. q! B 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
( V- k% C6 B' H6 F% e 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
5 \4 C* S$ T8 m# {0 O 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
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千斤顶
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